Änderungsantrag

Projekte verlaufen nicht immer wie gewünscht. Häufig sind im Verlauf des Projekts Anpassungen im Arbeitsablauf oder bei bestimmten Arbeitsergebnissen nötig. Kleinere Anpassungen liegen meist im Handlungs- und Entscheidungsspielraum des Einzelnen und können unmittelbar umgesetzt werden. Größere Abweichungen hingegen bedürfen eines formalen Antrags und anschließender Prüfung durch die Projektleitung.

Das Instrument hierzu nennt sich Änderungsantrag. Bei einem Änderungsantrag handelt es sich um einen formalen Vorschlag einer am Projekt beteiligten Person. Er verfolgt den Zweck, an einer definierten Stelle auf eine bestimmte Art von der ursprünglichen Planung, dem Ergebnis oder der Organisation eines Projekts abzuweichen.

Ein Änderungsantrag kann sich zum Beispiel auf folgende Sachverhalte beziehen:

• Anträge zur Änderung der Prozesse, Pläne, Termine und Verfahren
• Anträge zur Erweiterung oder Verringerung des Produktumfangs oder -inhalts

In der Regel wird vorab ein bestimmtes Prozedere für die Einreichung und Bearbeitung eines Änderungsantrags definiert. Dieses Prozedere sollte allen Projektbeteiligten gegenüber klar kommuniziert werden. Jede Änderung an den Projektparametern wiederum erfordert die Aufmerksamkeit der Projektleitung. Ihre Aufgabe besteht darin, Änderungsanträge zu prüfen und abschließend zu bewerten.

Bei der Prüfung von Änderungsanträgen muss die Projektleitung genau abwägen, ob

• … die vorgeschlagene Abweichung zu einem insgesamt besseren Projektergebnis führt oder nicht.
• … der ggf. zusätzliche Aufwand infolge der Änderung in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen steht.

Häufig ist vor allem der letzte Punkt ausschlaggebend. Da Projekte meist mit minimalem Ressourceneinsatz geplant werden, können Planabweichungen schnell dazu führen, dass Projektzeiten oder Projektkosten überzogen werden. Die Entscheidung, ob der Umfang dieser Mehrkosten durch andere Faktoren wettgemacht wird, ist oft schwierig und muss unter Unsicherheit getroffen werden.

Unabhängig vom Ausgang der finalen Entscheidung, werden alle Änderungsanträge und deren Bescheidung dokumentiert. Somit ist auch nachvollziehbar, wenn ein Änderungsantrag zwar gestellt, aber schlussendlich abgelehnt wurde. Umgekehrt wird natürlich auch jeder positiv beschiedene Änderungsantrag dokumentiert.

Änderungsanträge können vom eigenen Projektteam gestellt werden, sie können aber auch vom Auftraggeber direkt kommen. Wenn der Änderungsantrag nicht im Leistungsumfang des geschlossenen Vertrags liegt, muss auch eine entsprechende Anpassung im Projektauftrag vorgenommen werden bzw. es wird ein neuer Auftrag erstellt.

Jeder genehmigte Änderungsantrag hat eine direkte Wirkung auf Projektinhalt und -umfang. Um diese Planänderungen effizient abbilden zu können, ist eine flexible Projektmanagementsoftware von Vorteil. Auch Änderungen in Preisen und Kosten sind häufig einzukalkulieren. Auftragnehmer profitieren dann von einer einheitlichen Softwarelösung, mit der sich auch Angebote und Rechnungen zu (Teil-)Projekten automatisch erzeugen lassen.