Arbeitspaket
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Definition
Das Arbeitspaket ist ein Teil des Projektstrukturplans. Es ist eine in sich geschlossene, innerhalb eines Projekts zu erbringende Leistung. Innerhalb eines Arbeitspaketes wird definiert, welche Person(en) die Aufgabe bis zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Aufwand erbringen sollen. Somit lassen sich Arbeitspakete auch als Mini-Projekte innerhalb eines größeren Projektes betrachten.
Eigenschaften von Arbeitspaketen
Arbeitspakete sind die kleinsten Einheiten innerhalb eines Projektstrukturplans und dienen (neben Teilprojekten) zur Strukturierung. Im Gegensatz zu Teilprojekten werden Arbeitspakete nicht weiter untergliedert. Sie zeichnen sich durch eine Reihe weiterer Eigenschaften aus:
- werden genau einer Projektphase oder einem (Teil-)Projekt zugeordnet.
- umfassen eine konkrete, in sich geschlossene Aufgabe inkl. einer Arbeitspaketbeschreibung.
- haben einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt.
- werden genau einer verantwortlichen Person zugewiesen (die aber nicht notwendigerweise alleine daran arbeiten muss).
Häufige Fehler bei Arbeitspaketen
Arbeitspakete sollten wohlüberlegt definiert werden und untereinander vergleichbar sein. Gerade hier sind eine Reihe von Fallstricken zu beachten:
- Sind Arbeitspakete zu klein definiert, verliert man rasch den Überblick. Sind sie zu groß, wird die Planung grobkörnig und fehleranfällig.
- Haben Arbeitspakete keine klar definierte verantwortliche Person, werden sie nicht oder mehrfach erledigt.
- Sind die einzelnen Vorgänge oder Ergebnisse eines Arbeitspakets nicht klar festgelegt, treten Probleme bei folgenden Arbeitspaketen auf.
Umfang von Arbeitspaketen definieren
Um den Fortschritt von Arbeitspaketen im Sinne des Projektcontrolling sinnvoll überwachen zu können, sollte der Umfang eines Arbeitspakets auf den Reporting-Zyklus abgestimmt werden. Kommen die Projektbeteiligten beispielsweise wöchentlich zur Besprechung zusammen, sollten die einzelnen Arbeitspakete idealerweise nicht länger als eine Woche dauern. Dadurch lassen sich Abweichung schnell erkennen und zeitnah lösen.
Eine einfache Faustformel besagt, dass Arbeitspakete einen Umfang von etwa 5 bis 20 Personentagen aufweisen und etwa 5 % des Gesamtprojektumfangs abdecken sollten. Es handelt sich dabei allerdings nur um eine grobe Orientierung. Abweichungen können im Einzelfall durchaus sinnvoll sein. Projektplanungs-Tools können mit einem guten Aufgabenmanagement dabei helfen, Arbeitspakete effizient zu steuern.
