Rechnung
Inhalt
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Definition
Eine Rechnung, auch „Faktura“ genannt, ist ein Finanzbeleg. Es ist eine Aufforderung eines Unternehmens an seinen Kunden, für eine erbrachte Leistung das vereinbarte Entgelt zu zahlen.
Inhalt einer Rechnung
In einer Rechnung werden erbrachte Lieferungen oder Leistungen abgerechnet. Grundlage ist dafür bspw. eine Bestellung oder ein Kaufvertrag. Nach §14 UStG müssen in einer Rechnung folgende Punkte aufgeführt werden:
- Name & Adresse des leistenden Unternehmens,
- Steuernummer & USt-ID des leistenden Unternehmens,
- Name & Adresse des Kunden,
- USt-ID des Kunden (nur wenn die Leistung steuerfrei in der EU erbracht wurde),
- Datum der Rechnung,
- Datum der Lieferung/Leistung,
- Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer,
- Bezeichnung der Lieferung/ Leistung & Menge,
- Rechnungsbetrag (Unterteilt in Nettobetrag, Steuersatz &-betrag, Bruttobetrag).
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber relevant, wären noch Angaben wie:
- Kundennummer,
- Zahlungsfrist,
- Kontoverbindungsdaten (z.B. auch als QR Code),
- Kontaktdaten.
Versand & Aufbewahrung von Rechnungen
Rechnungen können in Papierform oder elektronisch als eRechnung übermittelt werden.
Neben einer digitalen Archivierung, bspw. mit einer digitalen Belegerfassung oder einfach nur in einem Dateimanagement-System, müssen Sie allerdings, auf Basis gesetzlicher Vorgaben, 10 Jahre in Papierformat aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt und endet immer zum 31.12. eines Jahres.
QR Codes und ZUGFeRD
Mit Hilfe von QR Codes (GiroCode oder SwissQR Code) auf der Rechnung können Kunden die Zahlung erleichtert werden. Die Rechnung wird dabei mit einem QR Code erstellt, worin alle Zahlungsinformationen zusammengefasst sind. So können Kunden direkt nach dem Scannen des Codes die Rechnung schnell und fehlerfrei direkt überweisen.
Mit dem Format ZUGFeRD werden eRechnungen beim erstellen so formatiert, dass Systeme diese PDF-Formate automatisch auslesen und somit sofort digitalisieren können.
