Eine Neuerung im System bewahrt Sie davor, potenziell fehlerhafte Rechnungen zu stellen
Bei der Abrechnung von Zeitdauerpositionen kann folgender Anwendungsfall auftreten: Sie haben einen Vertrag mit Ihren Kunden, bei dem Sie jeden Monat einen bestimmten Betrag X abrechnen. Es handelt sich beispielsweise um eine Mietgebühr, Lizenzen oder eine Leistungspauschale.
Infolge von Kostensteigerungen möchten Sie diesen Preis erhöhen, sagen wir von 100 auf 110 €. Sie öffnen also den Auftrag, schließen die bisherige Position, indem sie ein Enddatum eintragen, und öffnen eine neue Position mit dem höheren Preis. So funktioniert die Abrechnung weiterhin korrekt und Sie wissen im Nachhinein, wann die Umstellung stattgefunden hat.
Ein Fehler entsteht hingegen, wenn sich der Nutzer dazu verleiten lässt, die Preisänderung direkt in der bisherigen Position einzutragen, anstatt sie zu schließen und eine neue Position zu eröffnen. In diesem Fall geht der Auftrag nämlich davon aus, dass der neue Preis von Beginn an galt und erwartet daher auch für alle zurückliegenden Monate 110 € statt 100 €.
Nehmen wir an, der Vertrag läuft bereits seit 5 Monaten. Dann würde das System eine Gesamtrechnungssumme von 550 € statt 500 € erwarten. Wir haben dadurch einen potenziellen Abrechnungsfehler in Höhe von 50 € erzeugt. Diesen Abrechnungsfehler zeigt das System im Auftrag selbst und auf Wunsch auch in der Auftragsübersicht als eigene Spalte an.
Der Fehler kann nun entweder darin liegen, dass wir in der Vergangenheit tatsächlich 50 € zu wenig abgerechnet haben. In dem Fall können wir den zusätzlichen Betrag einfach in Rechnung stellen. Oder – wie in unserem Szenario – besteht der Fehler darin, dass die Preiserhöhung nicht als separate Position eingetragen wurde. Dieser Fall lässt sich beheben, indem man, wie oben beschrieben, die alte Position schließt und den neuen Preis in einer eigenen Position mit neuer Laufzeit einträgt.
Wenn Sie Aufträge in Ihrem System finden, bei denen Abrechnungsfehler angezeigt werden, kontaktieren Sie gerne unser Beratungsteam. Wir unterstützen Sie bei der Ursachensuche.
Eine alternative Abrechnungsform für Zeitdauerpositionen
Nehmen wir an, Preisänderungen kommen häufig in Ihrem Geschäftsalltag vor. Zugleich ist Ihnen nicht wichtig, im Auftrag nachvollziehen zu können, wann genau die Änderung stattgefunden hat. Stattdessen würden Sie sich eher daran stören, wenn für jeden neuen Preis auch eine neue Position angelegt wird. In diesem Fall können Sie die Art der Abrechnung für Zeitdauerpositionen generell umstellen.
Die entsprechende Option finden Sie unter Konfiguration > Finanzen > Einstellungen > Artikel. Dort haben Sie beim Feld „Kalkulationsbasis für Zeitperioden“ die Wahl zwischen kompletter Laufzeit und Restlaufzeit mit aktuellem Preis. „Komplette Laufzeit“ bedeutet, dass der eingetragene Preis für die gesamte Laufzeit der Position gilt, also insbesondere auch rückwirkend. In diesem Fall müssen Sie bei einer Preisänderung die Position schließen und eine neue eröffnen.
Mit der neuen Option „Restlaufzeit mit aktuellem Preis“ entfällt dieser Schritt. Konkret bedeutet das folgendes: Ändern Sie in einer laufenden Zeitdauerposition den Preis, gilt dieser neue Preis erst ab der nächsten Abrechnungsperiode. Die Vergangenheit wird dabei vollständig ignoriert. Auf diese Weise können Sie Preise schnell und einfach ändern, ohne dass Sie eine neue Position anlegen müssen oder Abrechnungsfehler erzeugen.
Welche Option praktischer ist, hängt von Ihrem Geschäft ab. Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne bei der Auswahl und Einrichtung.
