Aufträge über die Abschlagsrechnung abrechnen
Der Auftrag ist da – wie soll ich ihn abrechnen?
Nach erfolgreicher Akquise steht der gewünschte große Kundenauftrag endlich ins Haus. Mit diesem werden ein Großteil Ihrer Ressourcen die nächsten Monate gebunden sein. Einerseits ist die starke Auslastung natürlich erfreulich, andererseits werden aus betriebswirtschaftlicher Sicht einige Fragen aufgeworfen. „Wie gewährleiste ich den überlebenswichtigen Cash-Flow?“ „Schön, dass am Ende Geld kommt, aber die Gehälter muss ich ja jetzt zahlen!“ An dieser Stelle tritt erfreulicherweise die Abschlagszahlung auf den Plan und liefert Antworten.
Was ist eine Abschlagszahlung?
Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung der Gesamtschuld eines Auftraggebers. Diese steht im Zusammenhang mit der von Ihnen als Auftragnehmer erbrachten Teilleistung. Gesetzlich gesehen ist diese Ausgestaltung eher die Ausnahme, da der Gesetzgeber davon ausgeht, dass eine Zahlung in der Regel erst nach Erbringung einer kompletten Leistung erfolgt.
Erfreulich an dieser Stelle ist für Sie als Auftragnehmer, dass Sie schneller Geld erhalten. Der Vorteil für den Auftraggeber liegt darin, nicht am Ende eine große Summe begleichen zu müssen.
Die ausdrückliche Bezeichnung für eine Rechnung nach diesem Verfahren lautet Abschlagsrechnung, und so muss diese auch bei der Durchführung bezeichnet werden. Zu jeder Rechnung nach dem Abschlagsrechnungsverfahren gehört eine Schluss- oder Endrechnung, mit der der Vorgang abgeschlossen wird.
Wie hoch sind die Abschläge anzusetzen?
Für die Ausgestaltung der Abschlagszahlungen gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Diese unterliegt somit der Vertragsfreiheit und einzig und allein der Absprache zwischen Ihnen und dem Kunden.
Wo liegt der Haken?
Es gibt einen kleinen, aber gewichtigen Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung, den es zu beachten gilt:
Eine Teilrechnung fordert die Begleichung der Schuld für eine oder mehrere bereits erbrachte Teilleistungen. (daher auch: Teilschlussrechnung)
Bei der Abschlagsrechnung wird vor der endgültigen Fertigstellung ein prozentualer oder relativer Anteil abgefordert.
Es handelt sich somit um zwei unterschiedliche Ausgestaltungen, welche insbesondere in Bezug auf Umsatzsteuer und Gewährleistung unterschiedliche Auswirkungen haben.
Ein Beispiel
Für eine große Anpassung vereinbaren ein Softwarehersteller und der Kunde eine Abschlagszahlung in 2 Abschlägen und Endzahlung.
Die Gesamtsumme beläuft sich auf 200.000 Euro. Da zunächst einige Investitionen für die Durchführung nötig sind, einigt man sich auf einen großen und einen kleinen Abschlag, wobei der große Abschlag zu Beginn liegt.
Der erste Abschlag umfasst 100.000€, der zweite 50.000€ und die Schlussrechnung ebenfalls 50.000€.
1. Abschlagsrechnung
Umsatzssteuer 19% 19.000€
Rechnungbetrag brutto 119.000€
2. Abschlagrechnung
Umsatzsteuer 19% 9.500€
Rechnungsbetrag brutto 59.500€
Schlussrechnung
Leistung netto 200.000€
Rechnungsbetrag brutto 238.000€
– 1. Abschlag 119.000€
–2. Abschlag 59.500€
Endsumme brutto 59.500€
Klingt gut, aber wie bilde ich das in projectfacts ab?
In projectfacts lassen sich die Spezifika der Abschlagszahlungen unter den Belegdaten einrichten. So finden sich im Reiter „Vertrags- und Abrechnungsdaten“ die Felder für den zu definierenden Abrechnungsmodus. Im vorliegenden Fall wird „Zahlungsplan“ ausgewählt, und nach diesem die Abschläge definiert. Wichtig ist an dieser Stelle, eine Endrechnung zu setzen, die dann die Summe aus den bisher geleisteten Anzahlungen und dem noch offenen Betrag automatisch bildet und in die abschließende Rechnung überführt.
