Arbeitszeiten im Voraus planen
Mit den Kategorien „Office“, „Home Office“ und „Extern“ oder den Urlaubstypen, können bereits viele Aspekte der Zeiterfassung abgebildet werden. Doch nicht immer lassen sich Arbeitszeiten so einfach in Schubladen stecken. Ist es nötig, dass die Auszubildende ihre Zeit in der Berufsschule auf ein Sammelprojekt bucht? Wäre es nicht nützlich, wenn die Elternzeit eines Kollegen im Kalender oder der Ressourcenplanung sichtbar wäre?
Version 6.6 von projectfacts erlaubt nicht nur, eigene Kategorien von Anwesenheitszeit, Urlaub oder Krankheitszeiten anzulegen. Sie können auch definieren, welche Auswirkungen diese Kategorien bspw. auf das Überstunden- oder Urlaubskonto Ihrer Kollegen hat.
Beispiel: Abwesend aufgrund Berufsschule
Als Beispiel der neuen Möglichkeiten soll die Zeiterfassung für Auszubildende dienen. In den meisten Fällen erfassten Azubis Ihre Anwesenheitszeit bisher über die Rubrik „extern“. Wenn Ihr Unternehmen zeitgleich aber auch Projektzeit erfasst, musste extra ein Projekt „Berufsschule“ angelegt werden, damit das Überstundenkonto nicht ins Minus rutscht. Damit ein Kollege im Kalender sehen konnte, ob ein Azubi im Haus ist, musste zusätzlich ein Termin im Kalender eingepflegt werden.
Nun kann eine Anwesenheitskategorie „Berufsschule“ angelegt werden. Ein aussagekräftiges Symbol und eine eindeutige Farbe helfen, im Kollegen-Überblick schnell die Verfügbarkeit des Azubis zu erkennen.
In den Eigenschaften der neuen Kategorie lässt sich außerdem festlegen, dass diese Zeiten planbar sind – d.h. in diesem Fall Datum und Dauer der Berufsschule. Die Erfassung von Start- und End-Uhrzeit ist dagegen nicht von Interesse. Die Kategorie sollte als „relevant“ markiert werden. Damit werden Kollegen über diese Einträge informiert – etwa im Kalender oder der Kollegen-Übersicht.
Zuletzt noch die Auswirkung auf die Zeitkonten: Dem Arbeitszeitkonto soll die Zeit in der Berufsschule selbstverständlich gutgeschrieben werden. Beim Projektzeitkonto besteht nun die Wahl, ob der Azubi die Zeit noch auf ein Projekt buchen soll oder nicht. Werden diese Zeiten nicht weiter analysiert oder intern verrechnet, ist es sinnvoll die Buchungspflicht für diese Kategorie zu deaktivieren. Genauso wie Urlaub und Krankheitszeiten nicht auf Projekte verbucht werden, gilt das dann in diesem Beispiel auch für Berufsschule.
Mit dieser Konfiguration, können Auszubildende nun im Voraus ihre Berufsschulzeiten planen – etwa unter „Zeiterfassung“ – „Überblick“. Zusätzlich können Sie unter Dauer die vereinbarte Tages-Arbeitszeit eintragen – etwa 8h.
Im Kalender wird der Blockunterricht einheitlich angezeigt, ebenso in der Kollegen-Übersicht. Zusätzliche Schritte, um nach der Berufsschule Zeiten zu buchen, entfallen.
Nach dem Update auf Version 6.6 von projectfacts stehen die neuen Möglichkeiten unter „Konfiguration – Zeiterfassung – Kategorien An-/Abwesenheit“ zur Verfügung. Dort ist auch diese Beispiel-Kategorie zu finden. Gehen Sie sicher, dass Sie unter „Konfiguration – Benutzer & Rechte “ in einer Ihrer Benutzergruppen unter „Berechtigung – Konfiguration“ das Recht „Anwesenheitszeiten“ im Bereich „Zeiterfassung“ haben. Ansonsten steht Ihnen die Kachel „Kategorien An-/Abwesenheit“ nicht zur Verfügung.
