Ressourcen effizient verteilen mit der Kapazitätsplanung
Die Planung von Kapazitäten spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle. Dienstleistungsunternehmen müssen dabei ganz verschiedene Arten von Kapazitäten berücksichtigen: Budget, Zeit, Sachmittel, Personentage etc.
Übergeordnetes Ziel ist, vorhandene Ressourcen möglichst effizient auf Ihre Projekte zu verteilen. Dazu sollten idealerweise zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Alle Restriktionen (z. B. hinsichtlich Zeit und Budget) werden eingehalten.
- Der Ressourceneinsatz erfolgt nach dem ökonomischen Prinzip, d. h. möglichst großer Ertrag bei möglichst geringem Einsatz.
Naturgemäß lässt sich der skizzierte Idealfall meist nur näherungsweise erreichen, da nicht alle Kapazitäten vor Projektstart in vollem Umfang und ausreichendem Detailgrad bekannt sind. Auch während des Projekts ergeben sich oft Unwägbarkeiten oder Änderungen, auf die flexibel reagiert werden muss.
Dennoch schafft eine vorab durchgeführte und fundierte Ressourcenplanung ein solides Fundament, auf dem Sie Änderungsbedarf leichter erkennen und umsetzen können. Software wie projectfacts unterstützt Sie dabei.
Arten der Kapazitätsplanung
Man unterscheidet zwei Arten der Kapazitätsplanung:
Strategische bzw. langfristige Kapazitätsplanung
Bei der strategischen Kapazitätsplanung sollen die verfügbaren Ressourcen langfristig so gesteuert werden, dass Sie zukünftige Projekte möglichst optimal abdecken. D. h. es werden z. B. neue Mitarbeiter eingestellt oder das Team in Bereichen fortgebildet, die im Unternehmen aktuell noch nicht vorhanden oder zu wenig ausgebildet sind.
Operative bzw. kurzfristige Kapazitätsplanung
Die operative Kapazitätsplanung beschäftigt sich mit der kurzfristigen Verteilung vorhandener Ressourcen auf die einzelnen Projektteams. Dabei geht es zum einen um die Einplanung von Mitarbeitern auf Projekte, zum anderen aber auch um das flexible Umverteilen von Ressourcen, wenn die Situation es erfordert.
Beide Arten der Kapazitätsplanung sind für den Projekterfolg wichtig. Vereinfach gesagt gilt:
- Mit der strategischen Kapazitätsplanung stellen Sie sicher, dass in Zukunft alle benötigten Ressourcen in ausreichender Menge zur Verfügung stehen.
- Mit der operativen Kapazitätsplanung stellen Sie sicher, dass bereits vorhandene Ressourcen möglichst optimal auf Ihre Projekte verteilt werden.
Chancen und Risiken der Kapazitätsplanung
Eine Kapazitätsplanung schafft die Grundlage, um die Auslastung Ihrer Ressourcen einsehen und steuern zu können. Solange Unternehmen ohne Kapazitäten arbeiten, hat die Projekt- bzw. Geschäftsleitung kaum Möglichkeiten dazu.
Schlechte oder fehlende Kapazitätsplanung birgt eine Reihe von Risiken:
- Das Projekt kann nicht fristgerecht fertiggestellt werden, weil wichtige Ressourcen fehlen.
- Das Budget wird überschritten, weil Ressourcen extern beschafft werden müssen.
- Aufträge können nicht angenommen werden oder verzögern sich.
- Veränderte Umstände in den Projekten stellen die interne Koordination vor große Herausforderungen.
Mangelnde Kapazitätsplanung lässt sich bis zu einem gewissen Grad kompensieren, darüber hinaus schadet sie Unternehmen jedoch nachhaltig. Firmen, die Kapazitäten professionell managen, profitieren demgegenüber von einer Reihe von Vorteilen.
Flexible Ressourcenplanung
Sie können die Ressourcenplanung auf unterschiedlichen Ebenen vornehmen, z. B. pro Tag, pro Woche oder pro Monat. Ressourcen-Engpässe erkennen Sie schnell und können rechtzeitig gegensteuern. Auch wenn Ressourcen ausfallen, finden Sie unkompliziert Ersatz.
Zeitbudgets vorgeben
Mit Kapazitätsblöcken können Sie vorgeben, welches Zeitbudget für welche Aufgabe zur Verfügung stehen soll. Mit einer integrierten Zeiterfassung verfolgen Sie im Anschluss, ob die vorhandene Kapazität für die Aufgabe ausreichend war oder nicht. Auf diese Weise gehen Sie Verzögerungen systematisch auf den Grund und schätzen Aufwände zukünftig noch präziser ab.
Auslastungen optimieren
Nur mit Kapazitäten können Unternehmen die Auslastung Ihrer Ressourcen überwachen und optimieren. Damit stellen Sie sicher, dass das Arbeitspensum Ihrer Mitarbeiter in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Außerdem gleichen Sie Fehlzeiten durch Krankheit oder Urlaub leichter aus.
Kapazitätsplanung mit projectfacts
Als umfassendes Projektmanagement-Tool bietet Ihnen projectfacts alles Nötige, um Kapazitäten für Ihre Projekte vollständig planen zu können. Dazu gehören insbesondere folgende Möglichkeiten:
- Alle Restriktionen berücksichtigen: Terminfristen, Budgetgrenzen, limitierte Personentage etc.
- Teammitglieder z. B. nach Abteilung, Skills oder Kunde einplanen
- Umfassendes Berechtigungssystem für die Einsatzplanung
- Soll/Ist-Vergleich z. B. durch Zeiterfassung und Deckungsbeitrags-Analyse
- Ressourcen im Bedarfsfall flexibel umverteilen
Gerade die beiden zuletzt genannten Punkte bieten Ihnen beim Managen von Kapazitäten erhebliche Vorteile. Indem Ihre Mitarbeiter Projektzeiten erfassen und auf Arbeitspakete verbuchen, können Sie geplante und gebuchte Zeiten gegenüberstellen (Soll/Ist-Vergleich) und für die Berechnung von Deckungsbeiträgen nutzen.
Auch die Stundenkontingente Ihrer Mitarbeiter behalten Sie auf diese Weise im Blick. Mithilfe der Kapazitätsanalyse können Sie Auslastungen im Projektverlauf erkennen und Arbeitspakete im Bedarfsfall umverteilen. Damit nutzen Sie Stundenkontingente in Ihrem Team möglichst effektiv.
Für die Kapazitätsplanung bietet Ihnen projectfacts einen großen Gestaltungsfreiraum. Damit Sie diesen optimal nutzen können, gilt es vor der konkreten Planung Ihre Wünsche und Erwartungen zu klären.
Dazu stellen wir Ihnen eine Reihe von zentralen Fragen vor, mit denen Sie die Kapazitätsplanung ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten können. Die Leitfragen erleichtern Ihnen die spätere Planung und bewahren Sie vor unangenehmen Überraschungen im Projektverlauf.
Insbesondere in zwei Bereichen haben Sie unterschiedlichen Gestaltungsspielraum: Der Detailgrad der Planung und die Verteilung von Berechtigungen. Das Schöne an projectfacts ist, dass Sie sich hier nicht projekt- oder gar systemweit festlegen müssen. Nein, Sie können auch verschiedene Wege flexibel miteinander kombinieren.
Wie detailliert soll die Planung ablaufen?
Sollen die Kapazitäten tagesgenau verplant werden oder ist ein Monatswert ausreichend?
In beiden Fällen ist die Auslastung der Mitarbeiter ersichtlich. Tages- und Monatswerte haben jeweils eigene Vorteile in der Darstellung. Sie haben die freie Wahl, welche Methode besser zu Ihren Prozessen passt. Selbstverständlich ist dies keine „Entweder-oder-Frage“. Beide Arten der Verplanung können problemlos auch kombiniert werden.
Sollen die Kapazitäten tagesgenau verplant werden oder ist ein Monatswert ausreichend?
In beiden Fällen ist die Auslastung der Mitarbeiter ersichtlich. Tages- und Monatswerte haben jeweils eigene Vorteile in der Darstellung. Sie haben die freie Wahl, welche Methode besser zu Ihren Prozessen passt. Selbstverständlich ist dies keine „Entweder-oder-Frage“. Beide Arten der Verplanung können problemlos auch kombiniert werden.
Auf welcher Projekteben sollen Kapazitäten erstellt werden? Hauptprojekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket?
Sie haben die Wahl, ob Sie Kapazitäten mit Projekten verknüpfen. Wenn Sie dies tun, haben Sie den Vorteil, dass projectfacts in den Kapazitäten mehr Auswertungsmöglichkeiten bietet. So kann das System beispielsweise geplanten Zeiten die tatsächlich gebuchten Projektzeiten gegenüberstellen. So können Sie nachverfolgen, ob die Planung eingehalten wird.
Mit welcher Projektebene Sie die Kapazitäten verknüpfen, bleibt Ihnen überlassen. Alle Wege haben Ihre Vorteile. Arbeitspakete ermöglichen eine gezieltere Planung, dafür benötigen Sie insgesamt mehr Kapazitäten. Hauptprojekte verringern die benötigte Zahl an Kapazitäten, ermöglichen aber nur eine weniger spezifische Verplanung. Auch hier ist selbstverständlich eine Kombination aus allen Methoden möglich.
Wie sollen die Berechtigungen der Kapazitäten aussehen?
Wer erstellt Kapazitäten?
Welche Person/Gruppe ist in Ihrem Unternehmen dafür zuständig, Kapazitäten zu erstellen? Wer entscheidet, aus welchem Projekt eine Kapazität angelegt wird, bzw. welche Budgets und Teameinteilungen in einer Kapazität gelten.
Wer erstellt Einsatzpläne?
Wer legt in einer erstellten Kapazität die Einsatzpläne fest? Macht dies bspw. der Projektleiter oder dürfen die Mitarbeiter selbst bestimmen, wie ihr Plan aussehen soll.
Wer bearbeitet Einsatzpläne?
Wer kann einen einmal erstellten Einsatzplan verändern? Hat nur der Projektleiter die Berechtigung dazu oder können auch die Mitarbeiter ihre Verplanung ändern?
Wer sieht Kapazitäten?
Wer kann alles auf die Informationen der Kapazitäten zugreifen? Wer erhält die Übersicht über alle Mitarbeiter und deren Auslastung? Sehen Mitarbeiter nur die eigene Auslastung oder können diese auch auf den Einsatzplan der Kollegen, bspw. aus demselben Team, zugreifen?
