Wie kann projectfacts Ihr Unternehmen „digitalisieren“?
Digitale Transformation und Digitalisierung sind die magischen Zauberwörter, die einen wichtigen Trend für die Zukunft zu beschreiben scheinen. Aber was bedeutet Digitalisierung für den Dienstleistungssektor? Ist dieser Trend neu? Warum darf man diesen Trend nicht verschlafen?
Der Begriff Digitalisierung bedeutet zunächst nur Informationen digital zu speichern und zu verarbeiten. Wohin gehend die Digitale Transformation (auch „Digitaler Wandel“) einen fortlaufenden, Veränderungsprozess beschreibt, der die gesamte Gesellschaft betrifft.
Zu den wesentlichen Treibern gehören die immer größere Nutzung von digitalen Infrastrukturen und Anwendungen, sowie die darauf basierenden Verwertungspotentiale. Solche digitale Geschäftsmodelle kommen ohne Produktion und eigene Hardware aus. Bekannte Beispiele sind die milliardenschweren Unternehmen Uber oder Aribnb. Im ersten Beispiel wird über eine Taxivermittlung Geld verdient ohne ein einziges Taxi zu besitzen und Airbnb vermittelt über eine Ferienwohnungs-App Unterkünfte, ohne eine einzige eigene Wohnungen zu haben. In beiden Fällen wird die Wertschöpfung ausschließlich durch ein digitales Geschäftsmodell abgebildet.
In Dienstleistungsunternehmen wird die Wertschöpfung durch Mitarbeiter erzeugt und die sind nicht zu digitalisieren. Das stimmt zunächst mal, aber alle unterstützenden Prozesse können digitalisiert werden. Konkret kann der gesamte Verwaltungsanteil im Dienstleistungssektor digitalisiert werden. Auch die Kundenkommunikation, die Akquisetätigkeiten, die Auftragsabwicklung in Form von Mitarbeiterplanung und Abrechnung und auch die Servicearbeit des Mitarbeiters kann durch digitale Kommunikations- und Organisationshilfen unterstützt werden.
Der Vorteil von solchen begleitenden digitalisieren Prozessen liegt dabei nicht nur in der konkreten Zeit- und Kostenersparnis, sondern vor allem auch in einer höheren konstanten Qualität von Verwaltungsprozessen verbunden mit einer abnehmenden Abhängigkeit von Einzelpersonen oder umgekehrt formuliert, in einer geringeren Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitern im Management und Verwaltungsbereichen.
- Angebote können automatisch und ohne Informationsverlust zu Aufträgen und Projekten transformieren.
- Freie Kapazitäten und Überlastungen werden erkannt und entsprechend eskaliert.
- Eingetragene Zeiten werden automatisch mit den richtigen Tagessätzen abgerechnet.
- Auch bei Krankmeldungen von einzelnen Mitarbeitern geht das Leben im Büro normal weiter, weil der digitale Prozess definiert ist und nicht das Wissen in einem Mitarbeiterkopf steckt.
Bei der Einführung von projectfacts werden alle Verwaltungsprozesse definiert und digital abgebildet. Neben der damit eingehenden kompletten Prozessunterstützung stehen alle erfassten Daten dadurch auch jederzeit in projectfacts digital zur Verfügung und können über definierte Schnittstellen oder die allgemeine API mit anderen Systemen von anderen Unternehmen, z.B. Steuerberatung, fehlerfrei ausgetauscht werden.
Die komplette digitale Transformation ist als Prozess zu sehen, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt und sich auch verändern oder erweitern darf, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Die digitale Transformation beschreibt dabei den Wandel in Ihrem Unternehmen. Das bedeutet, es ist nicht der eine Paukenschlag, bei dem das ganze Unternehmen plötzlich digital wird, sondern eher viele kleine Schritte, die dem ersten größeren Schritt, also z.B. der Einführung von projectfacts, folgen.
Ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation sind die regelmäßige Prüfungen, Bewertungen und Weiterentwicklungen Ihrer Prozesse. Wir bieten unseren Kunden daher regelmäßig sogenannte Impulsworkshops an, bei denen wir gemeinsam mit unseren Kunden die Kundenprozesse analysieren und projectfacts genauer justieren. Oftmals hat sich bereits innerhalb eines Jahres sowohl auf der Kundenseite als auch auf der Softwareseite vieles weiterentwickelt, so dass diese Workshops regelmäßig zu echten Prozessverbesserungen im Unternehmen führen.
