FAQ

In unserem FAQ tragen wir alle wichtigen Infos zusammen. So finden Sie schnell die richtige Antwort auf Ihre Frage.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wenn Sie keine passende Antwort finden, dann kontaktieren Sie uns einfach!

Mehr hilfreiche Informationen finden Sie im Hilfecenter!

Allgemeine Themen

Mit welchen Browsern funktioniert projectfacts?

Unter folgendem Link finden Sie eine Auflistung aller kompatiblen Browsern.

Zur Browserübersicht

Meine persönlichen Daten (Telefonnummer, Adresse o.a.) haben sich geändert. Wie aktualisiere ich mein Profil?

Ihre persönllichen Daten aktualisieren Sie in Ihren persönlichen Einstellungen unter Persönliche Daten – Kontaktdaten.

Dort können Sie, wie im CRM, beliebig viele Telefonnummern und Adressen hinterlegen.

Gibt es eine API zu projectfacts und wo finde ich Informationen dazu?

Die API befindet sich im Aufbau, und bietet zur Zeit Zugriff vor allem auf die Ressourcen, die im Zusammenhang mit der Zeiterfassung stehen (Projektliste, Zeiten buchen, Check-In/Out), aber auch CRM (Kontakte, Organisationen, CRM-Vorgänge).

Zu weiteren Rückfragen zur API stehen Ihnen unsere Kollegen der Entwicklung gerne zur Verfügung.

Wie ändere ich mein Passwort? Und wie kann ich mein Passwort zurücksetzen, wenn ich es vergessen habe?

Ihr Passwort ändern Sie in Ihren persönlichen Einstellungen unter Benutzerkonto – Passwort und Sicherheitseinstellungen.

Beim Login haben Sie die Möglichkeit anzugeben, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben. Sie kriegen dann ein neues Passwort zugesendet und können dies ändern.

Gibt es eine App für mein Smartphone?

Ja und Nein. projectfacts steht Ihnen momentan als Web-App zur Verfügung. Dazu müssen Sie mit Ihrem Mobilgerät auf der jeweiligen Seite einloggen. Dann gibt es folgende Möglichkeiten:

Der Browser fragt Sie, ob Sie die Seite zu Ihrem Startbildschirm hinzufügen möchten (Android)
Im Menü des Browsers die Seite zum Startbildschirm hinzufügen (Android)
Im Menü des Browsers auf Teilen gehen und zum Home-Bildschirm hinzufügen anklicken (IOS)

Außerdem steht Ihnen die App pfScan zur Verfügung. Mit dieser können Sie schnell und einfach Belege digitalisieren und in projectfacts importieren.

Ich habe mich in der Smartphone App eingeloggt, sehe aber keine Einträge.

Vor dem ersten Login über die App muss die App mit Ihrem Benutzerkonto verbunden werden. Dazu öffnen Sie die App über Ihr Smartphone und gehen anschließend auf „Gerät verbinden“. Im Browser müssen Sie ebenfalls bei projectfacts eingeloggt sein und über die Statusleiste auf Ihrem Namen auf Gerät verbinden. Mit dem Smartphone scannen Sie den QR Code und verbinden somit Ihr Benutzerkonto mit der App.

Kann ich während der Laufzeit auf mehr Benutzer upgraden?

Ja, der Aufpreis berechnet sich anteilig zur Restlaufzeit der Hauptlizenz. Kontaktieren Sie uns einfach!

Wie lange dauert die Einführung von projectfacts?

Wir gehen in der Regel davon aus, dass das System innerhalb von 1 Monat eingeführt wird. Meistens wird gemeinsam ein Budget für die Einführung festgelegt. Von diesem Budget werden Layoutanpassungen, Datenmigrationen, Grundkonfigurationen und kleinere Anpassungen bezahlt. Des Weiteren muss ein projectfacts-Verantwortlicher (Administrator) geschult werden der als Ansprechpartner und als Multiplikator für weitere Schulungen im Unternehmen genutzt werden kann und sollte. Es gibt verschiedene Bausteine, die wir als Hilfe anbieten.

Online Demo
Online Schulung
Vorort Schulung
Vorort Admin-Workshop
Vorort Workshop Projektmanagement
Online Support

Der konkrete Bedarf hängt von Ihrer Sitaution ab. Außerdem hängt der Schulungsaufwand maßgeblich von den Teilnehmern ab. Für einen „Standard-Benutzer“, der nur Zeiten buchen soll, reichen 1-2 Stunden Schulung. Ein Administrator, der das System eigenständig konfigurieren soll, braucht natürlich länger. Es gibt aber verschiedene Dokumente und eine Online Hilfe, die einem den Einstieg erleichtern.

Weitere Informationen zum Einführungsprozess

Gibt es eine SAP Schnittstelle?

Wir haben keine explizite SAP Schnittstelle. Wir haben aber Schnittstellen, mit dem ein Projekt angelegt werden kann und wir haben Schnittstellen mit denen Projektdaten wieder exportiert werden können. Das funktioniert standardmäßig über Webservices, die von den Fremdsystemen aufgerufen werden. Die Datenstruktur passen wir auf die speziellen Anforderungen von Ihrer SAP Schnittstelle an.

Kann ich mit dem gleichen Benutzer zur selben Zeit mehrfach angemeldet sein?

Sie können sich gleichzeitig auf verschiedenen Browsern mit dem gleichen Benutzer anmelden. Es darf nur nicht der gleiche Browser sein, der die gleiche Session benutzt. Auf unterschiedlichen Rechnern brauchen sie dabei nichts zu beachten, das klappt immer. Auf dem gleichen Rechner müssen Sie entweder zwei unterschiedliche Browser oder zwei unterschiedliche Instanzen vom gleichen Browser benutzen.

Gibt es eine Möglichkeit Informationen aus projectfacts mit meinem Kunden zu teilen?

Ja, Sie können für Ihre Kunden eine sogenannte Public Page erstellen. Diese wird, z.B. für Projekte erstellt. Vor dem Erstellen der Public Page können Sie in der Projektansicht festlegen, welche Informationen Sie mit dem Kunden über das Projekt teilen wollen.

Der Kunde muss nur den Link der Public Page aufrufen und kann so alle Ihre eingestellten Informationen einsehen, ohne etwas ändern zu können. Die Public Pages sind immer auf dem aktuellsten Stand, wenn Sie in dem Projekt beispielsweise den Status ändern, so kann Ihr Kunde das über seine Public Page mitverfolgen. Eine Public Page kann noch für viel mehr Bereiche angelegt werden.

Projektmanagement

Wie erstelle ich eine Vorlage für meine Projekte?

Projektvorlagen können aus bestehenden Projekten erstellt werden. Dazu gehen Sie in einem bestehenden Projekt auf die Aktion „Alle Aktionen anzeigen“ und wählen dann die Aktion „Neue Projektvorlage“.

Eine neue Projektvorlage erstellen Sie in der Konfiguration unter Projekte – Projekte über die Aktion „Neue Projektvorlage“.

Können eigene Felder bei Projekten eingefügt werden?

Ja, über die Konfiguration („Einstellung“ > „Freie Felder“) können für verschiedene Bereiche eigene Felder definiert werden. Bei den freien Feldern kann der Feldtyp (z.B. Combobox, Textfeld etc.) bestimmt werden. Außerdem kann man festlegen, ob und in welchen Listen und Dialogen das Feld auftauchen soll und ob danach gefiltert oder es exportiert werden kann.

Wieso kann der Fortschritt von Teilprojekten nicht bearbeitet werden?

Das kann zwei Gründe haben:

Unzureichende Projektrolle: Die Eingabe von Fortschritt ist eine Berechtigung, die in einer Projektrolle aktiv sein muss. D.h. entweder der Mitarbeiter, kann keinen Fortschritt eingeben, weil er keine Projektrolle zugewiesen bekommen hat oder die zugewiesene Projektrolle verfügt nicht über das Recht Fortschritt zu ändern.
Der Fortschritt ist bei dem Projekt ausgeschaltet. Das kann in den Stammdaten des Projekts im Abschnitt Konfiguration eingestellt werden.

Gibt es eine Möglichkeit, um ein größeres Projekt (mit einer Reihe von Unterprojekten) nicht mit allen Unterprojekten darzustellen?

Im Strukturmanager haben sie bei den Filtern die Möglichkeit die Suchtiefe einzustellen. Wenn Sie dort „1“ eintragen, wird immer nur der nächste Level angezeigt.

Mein Projekt ist verschwunden. Was ist passiert?

Das kann verschiedene Ursachen haben:

Das Projekt wurde gelöscht -> Unter Admin/Projekte sind auch gelöschte Projekte als passive Projekte sichtbar. Ansonsten unter System/Systemlog nachschauen, ob das Projekt wirklich gelöscht wurde und von wem.
Die Projektrollen wurden entfernt. Das ist weitaus wahrscheinlicher. Unter Admin/Projekt das Projekt suchen und prüfen wer welche Berechtigungen (Projektrollen) zugewiesen bekommen hat. Eventuell fehlende Projektrolle zuweisen.

Kann ich bereits vor dem eigentlichen Projektstart Zeiten auf das Projekt buchen? Werde ich darüber informiert?

Ja, es ist möglich bereits auf ein Projekt zu buchen, bevor das Projekt offiziell startet. Dies hat damit zu tun, dass Mitarbeiter womöglich bereits vorarbeiten, da sie zeitlich freie Ressourcen haben.

Unter Konfiguration/Projekte finden Sie den Menüpunkt „Einstellungen“. Hier können Sie bei dem Punkt „Warnung ´Zu frühe gestartet!´ anzeigen“ einen Hacken setzten. Dann bekommen Sie eine Benachrichtigung wenn Sie auf ein Projekt Zeiten buchen, welches noch nicht begonnen hat.

Wodurch unterscheiden sich „geplante Zeit (abrechenbar)“ und „geplante Zeit (insgesamt)“ in den Rahmenbedingungen eines Projekts?

In den Rahmenbedingungen eines Projekts kann sowohl eine abrechenbare als auch eine insgesamte „geplante Zeit“ angegeben werden. Die abrechenbare Zeit bezieht sich auf die Zeiten, welche als verrechenbar gebucht wurden. Diese Zeiten kommen vor allem zum Tragen, wenn Projekte nach Aufwand abgerechnet werden. Die insgesamte Zeit umfasst hingegen sämtliche Zeiten, die bei der Bearbeitung eines Projektes anfallen. Also auch Zeiten die nicht verrechenbar sind.

Kann ich in der Projektplanung berücksichtigen, dass mein Mitarbeiter nicht seine komplette Wochenarbeitszeit für die Bearbeitung von Projekten aufwenden kann?

Ja, die Einstellungen hierzu nehmen Sie im HR-Modul vor. Wenn Sie dort einen Mitarbeiter auswählen, können Sie die Arbeitszeit bearbeiten. Zusätzlich zur Wochenarbeitszeit existiert auch ein Feld „Verplanbares Kontingent“. Dort können Sie die Arbeitszeit eintragen, die der Mitarbeiter für Projekte in der Woche verplanen kann. In der Dynamischen Ressourcenplanung (DRP) rechnet das System nun anstatt mit der Wochenarbeitszeit nur mit dem verplanbaren Kontingent.

Bsp.: Ihr Mitarbeiter hat eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden. Jedoch fallen in der Woche 5 Stunden weg, die der Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten fest verplant hat. Somit tragen Sie in das Feld „verplanbares Kontingent“ 35 Stunden ein. Im DRP wird nun nur noch mit 35 Stunden gerechnet. Damit ist das Projektcontrolling noch effektiver und genauer.

Ist es möglich, Projekte nach Projektnummern zu sortieren?

Sie können im Projektüberblick nach sehr vielen Parametern sortieren. So auch nach der Projektnummer. Die Projektnummer verbirgt sich hinter dem Begriff „Projekt-ID“, den Sie als Überschrift der vordersten Spalte finden. Wenn Sie auf den Begriff klicken, wird die Liste danach sortiert. Ein Pfeil nach oben oder unten gibt zusätzlich die Richtung der Sortierung an.

Ist es möglich, dass ich bei einzelnen Projekten die Mitarbeiter zeitlich unterschiedlich stark einteile?

Ja, zunächst müssen Sie hierzu für die einzelne Projekte bestimmte Projektrollen vergeben. Das bedeutet, dass Sie im Projekt unter dem Menüpunkt „Projektrollen“ einzelne Mitarbeiter für ein Projekt als „Bearbeiter“ oder „Verantwortlicher“ eintragen. Haben Sie nun mehrere Mitarbeiter einem Projekt zugeordnet, können Sie unter dem Menüpunkt „Team“ die Zeiten der einzelnen Mitarbeiter manuell einstellen. Hierzu gehen Sie auf das Feld „Zeitbudget“ und geben die Zeit ein, die der jeweilige Mitarbeiter für das Projekt aufbringen soll. Diese Angaben werden automatisch im DRP mit berücksichtigt.

Ist es möglich, für Projekte einen allgemeinen externen Stundensatz anzulegen?

Grundsätzlich wird beim Buchen auf Projekten der externe Stundensatz genommen, der im HR-Modul für den jeweiligen Mitarbeiter eingestellt ist. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, unabhängig davon für ein Projekt einen allgemeinen externen Stundensatz anzulegen. Dies ändern Sie in den Rahmenbedingungen des Projekts unter Finanzen. Wenn Sie den externen Stundensatz auf „Manuell“ setzen, können Sie einen beliebigen Wert eingeben. Alle gebuchten Zeiten auf dieses Projekt werden nun mit diesem Stundensatz berechnet.

Ist es möglich Dateien einzelnen Teilprojekten zuzuordnen?

Ja, in den Stammdaten des Projektes muss nur das „Synchronisierte Verzeichnis“ aktiviert sein. Für alle zukünftigen Projekte kann man es auch in der Konfiguration anpassen. So werden Dateien, die in einem bestimmten Teilprojekt hinterlegt werden, nicht mehr im gesamten Projekt aufgezeigt.

Zeiterfassung

Wo hat sich noch gleich die Stoppuhr für das Zeitbuchen versteckt?

Unter Home – Persönliche Einstellungen – Benutzerkonto kann man die Stoppuhr grundsätzlich freischalten. Wenn das der Fall ist, finden Sie die Stoppuhr unter Zeiterfassung – Mein Tag und dort bei den einzelnen Projekten oder grundsätzlich über die Aktionentafel / Schokotafel.

Kann ich Regelungen von Pausenzeiten einstellen? Werden diese Zeiten automatisch erfasst?

Ja, in der Konfiguration der Zeiterfassung finden Sie unter dem Reiter „Einstellungen“ den Punkt „Pausenregelungen“. Hier müssen Sie „Pause“ aktivieren und können drei unterschiedliche Pausenregelungen eingeben. Diese Pausenregelungen greifen jedoch nur, wenn die Erfassung der Anwesenheitszeit aktiviert wird. Dies aktivieren Sie im gleichen Fenster unter dem Punkt „Anwesenheitszeit“ indem Sie „Start-Ende“ und „Check in / out“ aktivieren.

Sofern Sie sich nun bei Arbeitsbeginn einchecken und erst bei Arbeitsende wieder auschecken, wird automatisch die Mindestpause erfasst, die ihrer Arbeitszeit zugeordnet ist.

Bsp. Es ist die Pausenregelung hinterlegt, dass ab 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Mindestpause genommen wird. Wenn Sie nun 8 Stunden anwesend sind und sich nicht zur Pause ausgestochen haben, erfasst das System automatisch eine Pausenzeit von 30 Minuten. Sie haben damit 7:30 Stunden gearbeitet.

Wieso kann der Fortschritt von Teilprojekten nicht bearbeitet werden?

Das kann zwei Gründe haben:

Unzureichende Projektrolle: Die Eingabe von Fortschritt ist eine Berechtigung, die in einer Projektrolle aktiv sein muss. D.h. entweder der Mitarbeiter, kann keinen Fortschritt eingeben, weil er keine Projektrolle zugewiesen bekommen hat oder die zugewiesene Projektrolle verfügt nicht über das Recht Fortschritt zu ändern.
Der Fortschritt ist bei dem Projekt ausgeschaltet. Das kann in den Stammdaten des Projekts im Abschnitt Konfiguration eingestellt werden.

Kann ich Vorlagen für die meine Zeiterfassung erstellen?

Ja, um Zeiten auf Projekte zu buchen können Sie beliebige Vorlagen erstellen. Dies ist direkt in der Zeiterfassung möglich. Wenn Sie auf ein Projekt eine Zeit buchen, können Sie anschließend auf „Speichern und Vorlage erstellen“ klicken. Für die Vorlage werden sowohl das Projekt, die Rubrik sowie die gebuchte Zeit mitgenommen. Im Untermenü „Vorlagen“ finden Sie alle Ihre gespeicherten Vorlagen, welche Sie individuell bearbeiten können (z.b. in dem Sie den Namen Ihrer Vorlage ändern). Auf diese Vorlage Zeit buchen können Sie schließlich unter „Mein Tag“ in der rechten Auswahlbox auf den Reiter „Vorlagen“ gehen.

Wie kann ich am schnellsten Verpflegungspauschalen für meine Reisekostenabrechnung eintragen?

Nachdem Sie in der Zeiterfassung eine Reisekostenabrechnung für einen bestimmten Zeitraum erstellt haben, gelangen Sie automatisch in den Detailmanager der Reisekostenabrechnung. Anschließend gehen Sie auf den Menüpunkt „Verpflegung“. Auf der linken Seite befindet sich die Box „Zusammenfassung“. Hier können Sie exakt Ihren zuvor bestimmten Zeitraum auswählen. Über die Mehrfachauswahl können Sie nun alle Einträge auf einmal bearbeiten und anschließend Ihrer Reisekostenabrechnung zuordnen.

Ich muss rückwirkend eine gebuchte Zeit ändern. Ist dies möglich?

Grundsätzlich können Sie in projectfacts rückwirkend Zeiten buchen oder gebuchte Zeiten ändern. Ob Sie dies dürfen, und wenn ja wie lange, wird in der Konfiguration/Benutzer und Rechte eingestellt. Unter „Benutzer“ kann dies für jeden Nutzer individuell angegeben werden. Wenn Sie auf einen Benutzer klicken, finden Sie im Tabulator „Mitarbeiter“ den Punkt „Rückwirkende Änderungen (in Tagen)“. Hier können Sie sowohl für gebuchte Zeiten als auch für Anwesenheitszeiten die Anzahl der Tage eingeben, die rückwirkend geändert werden dürfen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit einen Monatsabschluss zu hinterlegen.

Kann ich mir meinen Arbeitszeitnachweis individuell zusammenstellen?

Ja, das ist möglich. Den Arbeitszeitnachweis finden Sie in der Zeiterfassung unter dem Menüpunkt „Gebuchte Zeiten“. Hier erscheinen alle Zeiten, die Sie in projectfacts gebucht haben. Über das Filtermenü haben Sie noch die Möglichkeit diese Zeiten nach Ihren Anforderungen zu filtern. So können Sie beispielhaft einen bestimmten Zeitraum, Kunden oder ein bestimmtes Projekt auswählen. Sofern Sie Ihre Filtereinstellungen durchgeführt haben, drücken Sie auf Arbeitszeitnachweis und wählen entweder „Standard“ oder „individuell“ aus. In der Konfiguration unter Allgemein/Einstellungen können Sie zudem unter dem Punkt „Kopf und Rumpf von Reportausdrucken“ Ihr Firmenlogo einfügen.

Besteht die Möglichkeit Projektzeiten freigeben zu lassen?

Ja, für Projektzeiten gibt es die Möglichkeit, sogenannte „Stundenzettel“ einzurichten. Über die Stundenzettel kann eine Stundenfreigabe koordiniert werden. Die Zeiten können zum Beispiel vom Projektleiter oder von Kunden freigegeben werden. Erst dann können die freigegeben Zeiten abgerechnet werden.

Finanzen

Warum in der Abschlagsrechnung "0,00 EUR" angezeigt werden, sobald diese aus dem Auftrag erzeugt wird?

Dies hängt meist mit der fehlenden Konfiguration eines „Standard-Abschlagsartikels“ zusammen. Sofern dieser nicht gepflegt wurde, kann keine Abschlagsrechnung erstellt werden. Die Einstellung kann über Konfiguration – Finanzen – Einstellungen > Belege vorgenommen werden.

Wie kann ich Ausgaben buchen, ohne eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?

Wenn Sie Ausgaben haben, die sich auf keinen bestimmten Kunden oder kein bestimmtes Projekt beziehen, Sie aber dennoch die Kosten erstattet bekommen sollen, haben Sie in projectfacts die Möglichkeit Kosten zu erfassen ohne eine Reisekostenabrechnung zu machen.

Sie müssen nur in der untersten Leiste auf alle Aktionen anzeigen gehen (ganz egal, in welchem Modul Sie sich gerade in projectfacts befinden). Darüber haben Sie die Möglichkeit einzelne Ausgaben zu buchen. Die Ausgaben werden wie die Reisekostenabrechnungen erstattet.

Wieso wirkt sich die Änderung eines Platzhalters im Layout nicht auf die entsprechenden Belege aus?

Sie haben in der Konfiguration die Platzhalter der Layouts angepasst, jedoch sind Ihre Änderungen nicht sichtbar?

Zunächst sollten Sie in der Konfiguration unter Finanzen – Layouts – [ das betreffende Layout ] – Platzhalter gehen. Dort haben Sie neben den jeweiligen Platzhalter einen grünen runden Pfeil. Den müssen Sie anklicken und den „Standardwert durchsetzen“.

Falls das nicht funktioniert, gehen Sie wie folgt vor:

In der Konfiguration finden Sie unter Finanzen – Belege Ihre erstellten Vorlagen. Öffnen Sie die entsprechende Vorlage und prüfen sie im Reiter „Belegdaten” die Platzhalter. Sollten diese nicht mit Ihren Anpassungen übereinstimmen, klicken sie auf und anschließend auf „Standardwert“. Somit übernehmen Sie den neuen Wert.

Bitte beachten Sie außerdem, das sich die Änderungen nur auf neu erstellte Belege und im bereits erstellte noch im Entwurf auswirken.

Ist es möglich, dass Aufträge nur zu bestimmten, festgelegten Zeiten abgerechnet werden?

Ja, wenn Sie einen Auftrag erzeugen, können Sie in den Stammdaten den Punkt „Vertrags- und Abrechnungsdaten“ auswählen. Dort können Sie zum einen den Abrechnungstermin eingeben, an dem der Auftrag frühestens abgerechnet werden soll. Zum anderen können Sie verschiedene Abrechnungsperioden einstellen.

Bsp.: Sie möchten, dass ein Auftrag nur zweimal im Jahr, am 01.01. und am 01.07., abgerechnet werden soll. Dann aktivieren Sie in der Abrechnungsperiode „Monatlich (Intervall)“. Geben Sie zusätzlich an, dass der Auftrag jeden 6. Monat am 1. abgerechnet werden soll. Anschließend setzten Sie den Abrechnungsstart auf 01.01. oder 01.07.

Ist es möglich Aufträge teilweise abzurechnen?

Ja, es gibt mehrere Möglichkeiten um Aufträge teilweise abzurechnen. Zum einen können Sie Abschlagsrechnungen erzeugen. Hierbei wird der Rechnung eine Abschlagsposition hinzugefügt, deren Höhe Sie frei bestimmen können. Wenn Sie später eine Endrechnung erzeugen, wird die Höhe der Abschlagsposition von der Gesamtrechnung abgezogen.

Eine weitere Möglichkeit um Aufträge teilweise abzurechnen, eignet sich vor allem bei Positionen, die nach Aufwand berechnet werden. Wenn Sie aus dem Auftrag ein Projekt erzeugt haben und anschließend auf das Projekt Zeiten gebucht werden, dann können Sie die zu einem bestimmten Zeitpunkt angefallenen Zeiten abrechnen. Hierzu gehen Sie in den Auftrag und dort auf den Menüpunkt „Abrechnung“. Die Positionen, die Sie nun abrechnen wollen, können Sie über die Mehrfachauswahl auswählen.

Kann ich erstellte Belege anderen Mitarbeitern zur Prüfung vorlegen?

Ja, sowohl bei Angeboten, Aufträgen wie auch Rechnungen ist dieser Work Flow hinterlegt. Nachdem Sie einen Beleg angelegt haben, können Sie diesen zur Überprüfung an einen Kollegen schicken. Hierzu müssen auf der linken Seiten unter der Box „Zu erledigen“ auf das Plus-Zeichen drücken. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, einen Kollegen auszuwählen, der den Beleg prüfen soll.

Der von Ihnen ausgewählte Kollege erhält dadurch eine Benachrichtigung, worüber er direkt in den Beleg gelangt und diesen prüfen oder korrigieren kann.

Ich habe eine Reisekostenabrechnung erstellt, die Kosten wurden auch schon verrechnet, aber die RKA wird immer noch „zur Abrechnung“ angezeigt.

Wenn in einem Kostenelement angegeben wurde, dass der Betrag dem Mitarbeiter erstattet wird, muss eine Mitarbeiterabrechnung gemacht werden. Wenn diese nicht gemacht wurde, werden die Reisekosten weiter hin als „zur Abrechnung“ angezeigt. Die Mitarbeiterabrechnung wird über das HR Modul erstellt. Nachdem die Mitarbeiterabrechnung erstellt wurde, ist die Reisekostenabrechnung komplett abgerechnet.

Ticketsystem

Wie hinterlege ich ein Service-Label-Agreement (SLA) im Kunden?

Wenn in der Konfiguration verschiedene SLAs eingestellt sind, können Sie dies in den Stammdaten der Organisation unter „SLA“ hinterlegen.

Wie definiere ich die Reaktionszeiten zu meinen SLAs?

Die Reaktionszeiten für die SLAs werden in der Konfiguration definiert. Unter Konfiguration – Tickets – Service Level Agreements definieren Sie die SLAs. Hier bestimmen Sie, wann reagiert werden soll und wie reagiert werden soll, damit Kundenanfragen schneller bearbeitet werden.

Wie können Mailvorlagen bestimmten Ticketkanälen zugeordnet werden?

Unter Konfiguration – Tickets – Mailvorlagen können Sie Mailvorlagen für Tickets erstellen. Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen, öffnet sich ein Fenster wo Sie Ihre Mailvorlage einpflegen können. Diese Mailvorlage können Sie nun für alle Ticketkanäle nutzen. Wenn Sie eine Mailvorlage nur für einen bestimmten Ticketkanal nützen möchten, können Sie dies beim Erstellen der Vorlage angeben.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Mailvorlage nur als automatische Antwort zu verwenden. Um diese automatische Antwort einem Ticketkanal zuzuordnen, klicken Sie in der Konfiguration auf einen Ticketkanal. Anschließend öffnen Sie den Tabulator „Inhalte/Autoreply“. Unter Empfangsbestätigung können Sie nun Ihre Vorlage auswählen.

Gibt es einen externen Kundenzugang für das Ticketsystem?

Es existiert ein externer Kundenzugang für das Ticketsystem. Dieser muss jedoch erst freigeschaltet werden. Sollten Sie Bedarf daran haben, können Sie sich kurz bei uns melden. Anschließend schalten wir den Zugang, der kostenfrei ist, frei. Sobald der externe Zugang freigeschaltet ist, kann in der Konfiguration ein externer Zugang angelegt werden. Hierfür öffnen Sie die Konfiguration und gehen zu dem Punkt „CRM“. Ein Menüpunkt dort lautet „Externer Zugang“. Dort können Sie einen externen Zugang erstellen. Wichtig dabei ist das sowohl bei „Externer Zugang“ als auch „Ticket“ der Haken auf „Aktiviert“ gesetzt wird. Anschließend müssen Sie noch einen Ticketkanal auswählen sowie die Sichtbarkeit einstellen. Dann ist der externe Zugang eingerichtet.

Um bestimmten Kontakten nun den externen Zugang zuzuweisen, gehen Sie in das CRM Modul und wählen einen Kontakt aus. Im Kontaktmanager befindet sich ebenfalls ein Menüpunkt „Externer Zugang“. Hier müssen Sie bei „Aktiviert“ einen Haken setzten, den externen Zugang auswählen und auf „Speichern“ klicken. Anschließend müssen Sie in der linken Aktionsbox auf „Neues Passwort vergeben“ klicken. Dort können Sie ein Passwort eingeben und bei „per E-Mail versenden“ einen Haken setzten. Nun bekommt der Kontakt eine Login-Mail zugesendet.

Können Tickets eskalieren? Und kann ich hierüber informiert werden?

Ja, für ein Ticket kann eine Eskalation eingestellt werden. Hierbei wird das Ticket in einen Eskalationskanal verschoben, worüber ausgewählte Mitarbeiter informiert werden. Darüber hinaus können individuelle Service Level Agreements erstellt werden und bei Kunden hinterlegt werden.

Kann ich für meine Ticketkanäle eigene Status hinterlegen?

Ja, in der Konfiguration können Workflows für Tickets angefertigt werden. In den Workflows werden Name, Symbol und die Auswirkungen auf den Ticketkanal der Ticketstatus definiert. Es wird beispielsweise festgelegt, ob ein Ticket noch weiter bearbeitet werden soll und somit noch angezeigt werden muss. Die Workflows mit den Ticketstatus können dann für einzelne Ticketkanäle hinterlegt werden.

CRM

Eine Unterorganisation hat sich aus Ihrer übergeordneten Organisation herausgelöst und ist nun eine alleinstehende Organisation. Wie kann ich diese Änderung im CRM vornehmen?

Sie können eine Unterorganisation aus Ihrer übergeordneten Organisation ausgliedern. Hierzu gehen Sie in das CRM auf die Kachel „Organisation“. Anschließend klicken Sie Ihre Unterorganisation an und gelangen so in den Detailmanager. Unter Stammdaten / Organisation finden Sie den Punkte „Übergeordnete Organisation/Abteilung“. Wenn Sie anschließend auf die drei Punkte im Feld klicken, können Sie eine Organisation auswählen. Klicken Sie so lange auf „Zurück“, bis Sie oben den Punkte „-Keine-„ sehen. Hier klicken Sie auf den Pfeil.

Die ehemalige Unterorganisation ist nun eine alleinstehende Organisation.

Kann ich Kontakte meiner Wahl mit unterschiedlichen Organisationen verbinden?

Ja, im CRM-Modul können Sie Organisationen sogenannte „Besondere Kontakte“ zuordnen. Hierzu müssen Sie in die Stammdaten der Organisation gehen. Unter dem Reiter „Besondere Kontakte“ können Sie anschließend einen Kontakt auswählen und ihm einen Titel zuordnen. Dieser Kontakt muss nicht aus der Organisation stammen. Sie können jeder Organisation mehrere besondere Kontakte zuordnen. Genauso kann auch ein Kontakt bei mehreren Organisationen als „besonderer Kontakt“ angelegt sein.

Ein Beispiel aus der Praxis wäre ein externer Berater, der unterschiedliche Organisationen berät. So können Sie in Ihrem CRM diese Verbindung darstellen.

Kann ich im CRM eigenständig Kundennummern vergeben oder ändern?

Ja, projectfacts nimmt diese Unterteilung automatisch vor. Wenn Sie ein Angebot an eine Organisation verfassen, wird diese automatisch zum Interessent. Bei der Erstellung eines Projektes oder einer Rechnung wird die Organisation automatisch zum Kunden. Unabhängig davon, kann die Einteilung auch manuell vorgenommen werden.

Versehentlich wurde zweimal die gleiche Organisation angelegt. Besteht die Möglichkeit diese zusammenzuführen?

Ja, wenn Sie eine Organisation doppelt angelegt haben, können Sie diese ganz einfach über die Mehrfachauswahl zusammenführen. Bei der Zusammenführung legen Sie fest, unter welchen Namen die Organisation weiterhin angezeigt werden soll.

Ebenfalls ist eine Zusammenführung von doppelten Kontakten möglich.

Habe ich die Möglichkeit wichtige Informationen über Kunden für alle Kollegen sichtbar zu machen?

In den Stammdaten einer angelegten Organisation können Servicehinweise hinterlegt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten sich einen Servicehinweis anzeigen zu lassen. So kann man sich z.B. einen Hinweis in allen Tickets, Belegen oder Projekten der Organisation hinterlegen. Diese Servicehinweise sind für alle Kollegen sichtbar.

HR

Kann ich am Jahresanfang die Überstunden meiner Mitarbeiter automatisch auf 0 setzen?

Zum Jahresanfang können Sie die Überstunden der Mitarbeiter auf 0 setzen, in dem Sie im HR in der Mitarbeiterübersicht über die Mehrfachauswahl das Überstunden und Urlaubskonto mit einem Startwert von 0h beim Überstundenkonto anpassen.

Wie kann man per Urlaubsantrag Überstunden abbauen und wie berechnet sich das?

Überstunden abbauen und Überstunden anzeigen sind Berechtigungen die in den jeweiligen Berechtigungsgruppen aktiviert werden können.

Wenn die Berechtigung vorhanden ist, kann beim Urlaubsantrag zwischen normalem Urlaub, Sonderurlaub und Abbau Überstunden gewählt werden.

Die Gesamtzahl an Überstunden berechnet sich durch das Addieren von allen Sollzeiten (Tage an denen gearbeitet werden soll), abzüglich der Zeit die gearbeitet wurde (Sie können dabei entscheiden, ob Anwesenheit oder Projektzeit genommen werden soll). Bei echtem Urlaub oder Krankheit wird intern so getan, als ob die Sollzeit voll ausgeschöpft wurde. Bei einem Urlaub auf Überstunden passiert das nicht sondern es wird automatisch das Überstundekonto reduziert, da für diesen Tag eine negative Arbeitszeit entsteht.

In der Anzeige HR – Überstunden können Sie den Zeitraum auf täglich stellen, dann sehen Sie die Überstunden, die täglich angefallen sind.

Meine Mitarbeiter sitzen in unterschiedlichen Bundesländern. Wie kann ich für jeden die richtigen Feiertage hinterlegen?

Sie haben Niederlassungen in unterschiedlichen Bundesländern, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter verschiedene Feiertagsregeln haben werden. Dies müssen Sie beachten, wenn es um die Urlaubsplanung und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter geht. projectfacts bietet Ihnen folgendermaßen die Möglichkeit, dies im System abzubilden:

In der Konfiguration unter Zeiterfassung – Feiertage können Sie unterschiedliche Feiertagskalender anlegen. Anschließend können Sie diesen Kalender im Detailmanager den einzelnen Mitarbeitern zuordnen. Darüber hinaus ist es auch möglich, im HR-Modul bei jeden einzelnen Mitarbeiter unter dem Punkt „Arbeitszeit“ einen individuellen Feiertagskalender zu hinterlegen

Ist es in projectfacts möglich, zwischen Krankheitstagen ohne Bescheinigung und Krankheitstagen mit Bescheinigung zu unterscheiden?

Ja, das ist möglich. Zunächst gibt es zwei Möglichkeiten, wie Krankheitstage im System eingetragen werden.

Zum Einen kann dies jeder Mitarbeiter im Zeiterfassungs-Modul unter „Überblick“ tun. Zum Anderen können Krankheitstage zentral im HR-Modul eingetragen werden

Bei Krankmeldungen handelt es sich immer um Krankheitstage ohne Bescheinigung. Bescheinigungen können nur zentral im HR-Modul eingetragen werden. Unter dem Menü Krankheitstage befindet sich zusätzlich die Aktion „Neue Bescheinigung“. Hier wählen Sie nun den Zeitraum aus, für den die Bescheinigung ausgestellt wurde.

Ich habe für einen Mitarbeiter einen falschen Krankheitstag eingetragen. Wie kann ich diesen wieder löschen?

Falsch eingetragene Krankheitstage können nur im Administrationsbereich wieder gelöscht werden. Gehen Sie in die Konfiguration und dort auf Zeiterfassung – Arbeitstage. Hier finden Sie alle Arbeitstage Ihrer Mitarbeiter. Nun können Sie nach dem Tag suchen, an dem Sie die falsche Krankmeldung eingetragen haben. Sobald Sie den Arbeitstag gefunden haben, können Sie diesen mit einem Klick öffnen. Im Dialog befindet sich nun unter dem Punkt „Krank“ ein Haken. Diesen nehmen Sie bitte raus. Nun ist die falsch eingetragene Krankheitsmeldung gelöscht.

Kann ich Krankheitstage für meine Mitarbeiter eintragen?

Grundsätzlich ist dies möglich. Hierzu benötigen Sie jedoch die notwendigen Rechte. Sofern dies der Fall ist, können Sie im HR-Modul im Menü Krankheitstage für Ihre Mitarbeiter Krankheitstage eintragen. Die notwendigen Rechte erhalten Sie in der Konfiguration/Benutzer und Rechte. In Ihrer Benutzergruppe können Sie unter „Berechtigungen-Gruppenspezifisch“ festlegen, für welche Mitarbeiter Sie Krankheitstrage eintragen können.

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Wie kann ich dies in projectfacts darstellen?

Sie können einen Mitarbeiter, welcher keinen Zugang mehr für projectfacts braucht, über „Benutzer und Rechte“ in der Konfiguration passivieren. Die mit dem Mitarbeiter verbundenen Projekte, gebuchten Zeiten, Kontakte und alle anderen Vorgänge bleiben im System erhalten. Sie haben sogar die Möglichkeit den Mitarbeiter wieder zu aktivieren.

Kalender

Besteht die Möglichkeit, über projectfacts E-Mail Einladungen für Termine zu verschicken?

Sie können über projectfacts E-Mail Einladungen an die Teilnehmer eines Termins versenden. Zunächst legen Sie in projectfacts einen Termin an und pflegen die Teilnehmer ein. Anschließend können Sie, wenn Sie auf den Termin klicken, eine E-Mail Einladung versenden. Sollte der Empfänger Outlook verwenden, dann wird der bestätigte Termin automatisch in den Outlook Kalender übertragen.

Zum Versenden von E-Mail Einladungen müssen folgende Punkte erfüllt sein:

Sie müssen in projectfacts einen gültigen Mail Account eingebunden haben
Die Teilnehmer des Termins müssen im CRM mit einer gültigen E-Mail Adresse eingepflegt sein.

Können Termine aus meinem Kalender auf mein Mobilgerät synchronisiert werden?

Ja, die Synchronisation von Terminen aus dem Kalender auf iOS und Android Geräte ist möglich. Die Synchronisation läuft über CalDAV. Bei Android Geräten muss zunächst die App CalDAV-Sync heruntergeladen werden. Bei Apple Geräten ist dies nicht notwendig. Zunächst müssen Sie in projectfacts ein Synchronisationsprofil erstellen. Dies machen Sie unter Einstellungen – Persönliche Einstellungen. Bei der Erstellung eines Sync-Profils wählen Sie „Mobil“ aus. Nun können Sie entscheiden, was synchronisiert werden soll und in welche Richtung.

Anschließend müssen Sie auch auf Ihrem Mobilgerät ein Synchronisationsprofil erstellen. Die jeweiligen Einstellungen werden Ihnen in Ihren persönlichen Einstellungen angezeigt.

Welche Termine sehe ich im Kalender?

Welche Termine in einem Kalender zu sehen sind, hängt immer von den Einstellungen der jeweiligen Termine ab. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass alle Termine im Kalender zu sehen sind. Wenn Sie einen Termin erstellen, dann können Sie die Zugriffsmöglichkeiten einstellen. Hierbei gibt es drei Möglichkeiten:

Öffentlich (Dies bedeutet, dass der Termin von allen gesehen werden kann)
Eingeschränkt (Nur ausgewählte Personen sehen den Termin)
Privat (Nur Sie selbst sehen den Termin)

Die Zugriffsmöglichkeit können Sie im Detailmanager des Termins unter dem Tabulator „Zugriffsregeln“ nachträglich ändern.

Dateimanagement

Kann ich für hochgeladene Dateien einstellen, wer darauf zugreifen kann?

Ja, im Detailmanager jeder Datei finden Sie ein individuelles Berechtigungssystem für die jeweilige Datei. Sie können den Zugriff auf öffentlich setzen oder nur bestimmte User auf die Datei zugreifen lassen.

Wie greife ich auf eine Vorgängerversion von einer Datei zurück?

Im Dateimanager müssen Sie bei der betroffenen Datei auf das Bearbeitungssymbol klicken und gelangen in den Dateidetailmanager. Dort gibt es einen Tabulator mit Versionen, der alle Versionen anzeigt. Hier einfach auf die entsprechende Version klicken und runterladen.

Konfiguration

Wie können die Tätigkeiten von Usern im System vom Projektleiter erfasst werden (Stichwort: Externe, die nicht erfassen aber angelegt sind)?

Am einfachsten ist es, dem Projektleiter das Recht zu geben in die Rolle der anderen Person zu wechseln. Hierzu erstellen sie sich eine Gruppe „Externe“ (System/Rollen Gruppen) und weisen dem Projektleiter das Recht zu in Personen aus dieser Gruppe zu wechseln. (System/Rechte & Gruppen – Abschnitt Berechtigungen Gruppenspezifisch – Feld Mitarbeiterwechsel).

Wie und wo kann ich in projectfacts freie Felder anlegen?

Sie möchten Organisationen, Kontakte oder Projekte kategorisieren und Ihnen reichen die von uns vorgegeben Kategorien nicht aus? Kein Problem. Mit sogenannten freien Feldern haben Sie die Möglichkeit, individuelle Kategorien anzulegen. Und so geht’s:

Zunächst müssen Sie in der Konfiguration unter Allgemein – Freie Felder ein neues freies Feld anlegen. Unter „Datenquelle“ geben Sie an, auf was sich das freie Feld beziehen soll (z.B. Organisation oder Projekt). Außerdem müssen Sie festlegen, welchen Typ das Feld besitzen soll und anschließend die Parameter eintragen. Darüber hinaus müssen Sie noch bestimmen, wo genau das freie Feld angezeigt werden soll.

Damit haben Sie Ihr freies Feld angelegt und haben von nun an eine weitere Möglichkeit der Kategorisierung.

Nachrichten

Ist es möglich, dass meine Mitarbeiter über projectfacts interne Nachrichten verschicken?

Ja, Mitarbeiter können sich sowohl interne Tickets als auch interne Nachrichten schicken. Interne Tickets dienen vor allem dazu, sich über bestimmte Aufgaben, die über das Ticket bearbeitet werden sollen, auszutauschen, sowie den Besitz des Tickets an Andere zu übergeben.

Wenn Sie jedoch unabhängig davon intern kommunizieren möchten, dann tun Sie dies über interne Nachrichten. Im Home Dashboard können Sie in der Box „Meine Kollegen heute“ direkt einen Mitarbeiter anschreiben. Wenn Sie bei dem Punkt „Popup“ einen Hacken setzen, blinkt die Nachricht direkt bei dem Mitarbeiter auf, sofern er ebenfalls aktuell mit projectfacts arbeitet.

Organizer

Eine Kollegin hat irrtümlicher weise falsche Ressourcen geplant. Wie kann man bereits geplante Ressourcen bearbeiten/löschen?

Es gibt mehrere Wege geplante Ressourcen anzupassen:

Im Organizer in der Ansicht Kalender den Eintrag suchen und dort über die 3 Punkte bearbeiten oder löschen.
Im Organizer unter Einsatzplanung den Eintrag suchen und dort direkt bearbeiten oder löschen.

Falls der Eintrag durch das Berechtigungssystem gesichert ist, besteht die Möglichkeit den Eintrag unter Admin/Kalender zu bearbeiten bzw. zu löschen.

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