Aufwandserfassung
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Definition
Bei der Aufwandserfassung werden alle projektrelevanten Aufwände erfasst. Diese werden anschließend einem konkreten Projekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket zugeordnet. Sie bildet die Grundlage für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling.
Relevante Aufwandsarten
Im Wesentlichen werden dabei folgende Arten von Aufwendungen erfasst und dokumentiert:
- Verbrauchsmittel
- Sachgemeinkosten
- Abschreibungen für Abnutzungen (AfA)
- Getätigte Investitionen
- Diverse Zahlungen an Dritte (z.B. Honorare)
- Sonstige Gebühren
- Personalgemeinkosten
- Personalaufwand/Arbeitszeiterfassung
Nicht alle im Rahmen des Projekts angefallenen Aufwände sind mit einem Fixpreis versehen. Vor allem Personalaufwendungen in Form der Arbeitszeit müssen bspw. erst mit individuellen Kostensätzen verrechnet werden. Grundlage ist natürlich, dass die erbrachten Projektzeiten zuvor erfasst und auf die entsprechenden Arbeitspakete verbucht wurden. Dies lässt sich beispielsweise mit einer elektronischen Zeiterfassung realisieren.
Aufwandserfassung vs. Aufwandsschätzung
Die Aufwandserfassung ist von zentraler Bedeutung für die Bestimmung der Projektkosten. Besonders aussagekräftig ist sie vor allem dann, wenn zu Projektbeginn eine Aufwandsschätzung vorgenommen wurde. Dann können die im Nachhinein erfassten Aufwände systematisch mit den Schätzungen verglichen werden. Daraus lässt sich eine Schlussfolgerung über die Kostentreue und Profitabilität des Gesamtprojekts ziehen.
