Home-Office wird immer mehr zum Trend in Deutschland. Zeiten sind flexibler einzuteilen, Erledigungen können zwischendrin gemacht werden und besonders für Eltern ist Home-Office ein großer Gewinn, denn Sie können Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren. Die wichtigste Frage für den Arbeitgeber ist hierbei, ob der Mitarbeiter seine komplette Arbeit auch von Zuhause aus erledigen kann. Ein System wie projectfacts ist flexibel und kann im Büro, wie auch von Zuhause aus verwendet werden und unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Home-Office.
Was wird für eine effiziente Arbeit im Home Office benötigt?
Mit diesen Funktionen in projectfacts sind Sie bestens auf Home Office vorbereitet und können jederzeit von überall aus effizient arbeiten:
- Kommunikation: Chat, Mail, Ticketsystem, Wiki oder Forum in projectfacts- Das Team bleibt im Kontakt
- Information: Zugriff auf alle Infos bzgl. der laufenden Projekte und Kunden über projectfacts
- Zusammenarbeit: Gemeinsame Dateiablage mit Versionskontrolle, Boards und Aufgabenlisten
- Koordination: Kalender, Projektmanagement und Kapazitätsplanung – Jeder weiß was wann gemacht werden muss
- Backoffice und Verwaltung: Urlaubsmanagement, Zeiterfassung, Rechnungen stellen, Forderungsmanagement – alles automatisch und bequem von Zuhause
- Marketing und Vertrieb: Anbindung von Telefon und Mail, Angebote erstellen, Vertriebschancen und Kontakte pflegen und entwickeln. Unterwegs aber doch ganz eng am Kunden
Zeiterfassung im Home-Office
Mit projectfacts erfassen Mitarbeiter Ihre Anwesenheitszeiten von überall aus. Denn das ist die Aufgabe der Online Zeiterfassung. Durch die unterschiedlichen Check-In und Check-Out Möglichkeiten, wie über den PC, Tablet oder auch Smartphone, sind Mitarbeiter flexibel, von wo aus Sie arbeiten. Für eine bessere Unterscheidung, welcher Mitarbeiter, wo arbeitet, unterteilt das System zwischen Bürozeit, externe Zeit und Home-Office. Somit haben Sie einen direkten Überblick, wo sich Ihr Mitarbeiter aktuell befindet und können auch diese Daten aus der Vergangenheit einsehen.
Angebote und Rechnungen erstellen im Home-Office
Kann ich auch von Zuhause aus meine Rechnungen schreiben? Ja, mit dem integrierten Faktura-Modul projectfacts können Rechnungen, Aufträge und vieles mehr von Zuhause erledigt werden. Sie finden alle Rechnungen und Belege direkt im System. Auch neue Eingangsrechnungen können Sie bequem per Drag & Drop in das System einfügen. Durch die vielen Verknüpfungen im System erleichtern Ihnen Automatisierungen die Arbeit, wie das automatische Erstellen von Angeboten.
Kundenservice im Home-Office dank Ticketsystem
Mit dem integrierten Ticketsystem, können Mitarbeiter den Support auch im Home-Office weiterführen. Mit dem Online-Ticketsystem ordnen und managen Sie die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Ob Kundenanfragen die beantwortet werden müssen oder interne Absprachen, das funktioniert im Büro genauso wie von Zuhause. Das einzige was Sie dafür benötigen, ist eine funktionierende Internetverbindung.
Kommunikation im Home-Office
Ein großer Nachteil im Home-Office ist es, das Absprachen mit Kollegen nicht persönlich geführt werden können, daher ist es wichtig, ein Kommunikationsmittel zu verwenden, mit dem der Austausch schnell und einfach stattfinden kann. In projectfacts gibt es viele Wege miteinander zu kommunizieren. Zum einen gibt es einen Teamchat, wie man klassische Chats kennt, um schnell mit einem Kollegen oder dem Team Absprache zu halten. Zusätzlich besitzt projectfacts ein integriertes Forum, wo wichtige Punkte besprochen und Umfragen gemacht werden können.
Für wichtige Informationen gibt es das unternehmensinterne Wiki, bei dem jeder Mitarbeiter Zugriff auf die hinterlegten Informationen und Daten hat. Zum Austausch von Dateien, wie Bilder oder PDF-Dateien, gibt es das Datei Modul.
Aufgaben im Home-Office verwalten
Auch im Home-Office können Aufgaben verwaltet werden. Dazu dient zum einen das Modul Offene Punkte, in dem Aufgaben gespeichert und an Mitarbeiter verteilt werden können. Dazu gibt es dann noch die agilen Boards. Hier können Mitarbeiter Ihre eigenen Aufgaben Boards für sich alleine oder das Team erstellen, um den Überblick über die aktuellen Aufgaben und deren Status zu behalten. Auch hier können Aufgaben in die Spalten von Kollegen mit Drag & Drop verschoben werden.
Vorteile von Home Office
- Weniger Kosten für beide Seiten
- Erhöhte Produktivität
- Positive Wirkung auf den Arbeitnehmer
- Leichte Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Steigerung der Motivation
- Förderung des Vertrauens zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Keine langen Arbeitswege
- Ruhiges Arbeitsumfeld
- Flexible Einteilung der Arbeitszeit
