Aufgaben automatisieren – direkt mit dem Beleg
In vielen Unternehmen sind Belege eng mit wiederkehrenden Abläufen verbunden. Ein Angebot soll nach dem Versand nachgefasst werden, ein Auftrag führt zu weiteren internen Aufgaben, und eine Rechnung wird eventuell von einer Kundenbefragung begleitet. Mit dem Modul „Nächste Schritte“ von teamspace lassen sich solche Workflows direkt in Ihre Belegprozesse integrieren. Sobald ein Beleg eines bestimmten Typs erstellt oder validiert wird, legt das System automatisch die passenden Folgeaufgaben an – ganz ohne manuelles Zutun. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für klar definierte Abläufe.
Automatisch Kundenfeedback einholen
Sie möchten sich beim Senden der Rechnung auch direkt die Meinung der Kunden zu Ihrer Leistung einholen? Kein Problem. Mit teamspace können Sie dafür einfach eine Ticketvorlage anlegen. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag zu Ticketvorlagen. Diese lässt sich nun an die Rechnung koppeln. Dafür legen Sie in der Konfiguration einen Nächste-Schritt-Vorlage an und tragen die Ticketvorlage ein.
Sobald eine Rechnung validiert wird, erstellt das System nun automatisch ein neues Ticket auf Basis der von Ihnen hinterlegten Einstellungen. Auf diese Weise entfallen das manuelle Anlegen und das separate Versenden von E-Mails – der gesamte Prozess wird automatisiert und läuft im Hintergrund ab. Auch eine Fälligkeit zum Nachhaken lässt sich im Vorfeld definieren.
Kundenfeedback einzuholen ist damit ein vollautomatisierter Prozess. Sie brauchen nichts weiter zu tun, als auf die Antwort der Kunden zu warten!
Interne Folgeprozesse
automatisch triggern
Nehmen wir an, Sie möchten Ihren potenziellen Neukunden nach Versand des Angebots eine Broschüre mit Informationen zu Ihrem Unternehmen zusenden. Damit es nicht in Vergessenheit gerät, können Sie einen entsprechenden Reminder automatisch erzeugen lassen. Dafür legen Sie in der Angebotsvorlage einfach einen Nächsten Schritt an und wählen den Typ „Offener Punkt“. Optional können Sie direkt eine Person auswählen, die dafür zuständig ist und einen kurzen Beschreibungstext formulieren. Als auslösendes Ereignis dient in diesem Fall die Validierung eines Angebots. Auf diese Art wird jedes Mal, wenn Sie ein neues Angebot finalisieren, automatisch ein To-do für den Mitarbeiter angelegt, die Verkaufsbroschüre zu versenden. Vorbei sind damit die Zeiten, in denen man daran denken und vielleicht sogar eine Mail schreiben musste.
Betrachten wir einen weiteren Anwendungsfall: Bei jedem neuen Auftrag müssen Sie, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, einen Antrag bei einer Behörde stellen. Das ist ein sehr wichtiger Schritt, da ohne die Genehmigung der Behörde nicht mit der Arbeit begonnen werden darf. Damit der Antrag nicht vergessen wird – und die dadurch fehlende Genehmigung potenziell teuer und zeitraubend werden könnte – legen Sie auch hier einfach eine Nächste-Schritt-Vorlage mit dem entsprechenden To-do an und stellen so sicher, dass die Aufgabe nicht vergessen wird. Wurde der Antrag gestellt, kann der offene Punkt als erledigt markiert werden. Bei Bedarf legen Sie gleich einen weiteren Schritt an, um auch die Genehmigung zu dokumentieren. So behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass alle wichtigen Schritte im Auftrag dokumentiert sind.
Nächste Schritte einsehen und erledigen
Die noch wartenden und die bereits angelegten Nächsten Schritte können Sie in einem eigenen Reiter beim Beleg einsehen. Dort können Sie sich vergewissern, dass alle vorab definierten Elemente beim Validieren automatisch erzeugt werden bzw. diese auch manuell auslösen. Zudem erkennen Sie hier auch, ob Offene Punkte bereits erledigt wurden.
Nächste Schritte näher kennenlernen
Dieser Beitrag zeigt nur einen Ausschnitt der Möglichkeiten, die Ihnen das Modul „Nächste Schritte“ in teamspace bietet. Wenn Sie mehr erfahren möchten, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite und unterstützen Sie bei der Einrichtung. Auch können Sie im dem passenden Hilfecenter-Beitrag mehr erfahren. Sollten Sie teamspace noch nicht im Einsatz haben, können Sie jederzeit mit unserem Beratungsteam in Kontakt treten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
