Warum ist Projektmonitoring wichtig?
Projektmonitoring oder auch Projektcontrolling ist die laufende Überwachung Ihrer Projekte. Selbst die besten Projekte verlaufen nie genau nach Plan. Deshalb ist es wichtig, permanent den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen. Nur dann erkennen Sie Abweichungen rechtzeitig und können gegensteuern.
Was überwache ich beim Projektmonitoring?
Ein Sprichwort von Peter Drucker besagt: „What gets measured gets done“. Was gemessen wird, wird auch erledigt. Diese Aussage ist zwar simpel, trifft aber den Nagel auf den Kopf. Im Projektmanagement ist es besonders wichtig, diese Regel zu beherzigen, denn sie führt drei wesentliche Punkte vor Augen:
Machen Sie konkrete Zielvorgaben
Ganz zentral für das Projektmonitoring ist, sich zunächst darüber klar zu werden, welche Ziele Sie mit dem Projekt erreichen möchten. Halten Sie diese Ziele konkret fest. Vorgaben wie eine „zügige Fertigstellung“ oder „ein zufriedener Kunde“ helfen Ihnen kaum. Besser ist, das Ziel möglichst konkret zu formulieren, z. B. „Fertigstellung spätestens bis …“
Erheben Sie die richtigen Kennzahlen
Um festzustellen, ob Sie Ihre Projektziele erreichen, brauchen Sie einen Anhaltspunkt, der Ihnen den aktuellen Stand der Dinge verrät. Diese Kennzahl sollte sich einfach erheben lassen und Ihnen entweder einen direkten Soll-Ist-Vergleich oder eine Abschätzung für die Zukunft ermöglichen.
Priorisieren Sie Ihre Anforderungen
Nur dass Sie etwas messen können, heißt nicht automatisch, dass Sie es auch tun sollten. Mit zu vielen Kennzahlen schaffen Sie unnötige Bürokratie und verlieren den Überblick. Orientieren Sie sich an Ihren Projektzielen und messen Sie nur wichtige Anforderungen.
Welche Tools und Kennzahlen soll ich für das Projektmonitoring verwenden?
Die meisten Projektziele liegen innerhalb des „Magischen Dreiecks“. Damit sind drei Größen gemeint, die typischerweise den Erfolg eines Projekts ausmachen. Konkret geht es um:
- Zeit: Kann ich das Projekt rechtzeitig fertigstellen? D. h. innerhalb des Zeitrahmens, den ich für das Projekt veranschlagt habe.
- Kosten: Halten sich die Kosten des Projekts in dem Rahmen, den ich dafür kalkuliert habe?
- Leistung: Entspricht das Ergebnis des Projekts hinsichtlich Qualität und Umfang den Anforderungen, die ich an das Projekt gestellt habe?
Dreht sich Ihr Projektmonitoring auch um diese Fragen? Dann helfen Ihnen die folgenden 5 Tools und Kennzahlen dabei, Ihren Projekterfolg zu messen.
1. Fortschritt: Wie viel ist noch zu tun?
Der Projektfortschritt ist eine Prozentzahl, die angibt, welchen Anteil der Arbeit Sie in einem Projekt bereits erledigt haben. Er berechnet sich anhand der Angaben Ihres Projektteams. Abgeschlossene Aufgaben haben einen Fortschritt von 100%, noch nicht begonnene Arbeitspakete einen Fortschritt von 0%. Auch für Tätigkeiten, die gerade bearbeitet werden, lässt sich ein Fortschritt angeben, z. B. 50%.
Anhand des Fortschritts der einzelnen Arbeitspakete können Sie den Fortschritt Ihrer Teilprojekte und des Gesamtprojekts ableiten. Dazu addieren Sie einfach für jedes Teilprojekt den Fortschritt aller Arbeitspakete, die sich darin befinden, und teilen durch die Anzahl an Arbeitspaketen.
Beispiel: Ein (Teil-)Projekt besteht aus fünf Arbeitspaketen, drei davon sind bereits abgeschlossen, das vierte zur Hälfte und Arbeitspaket fünf wurde bislang nicht begonnen.
Dann liegt der Projektfortschritt aktuell bei (100% + 100% + 100% + 50% + 0%)/5 = 70%.
Besteht Ihr Projekt wiederum aus mehreren Teilprojekten, können Sie analog zum Vorgehen oben die Fortschritte der Teilprojekte addieren und durch die Anzahl Teilprojekte teilen. Um sinnvolle Rückschlüsse ziehen zu können, sollten Arbeitsprojekte und Teilprojekte jeweils ungefähr gleich groß sein, denn die Methode behandelt alle Arbeitspakete gleich und unterscheidet nicht zwischen kleinen und großen Aufgaben.
Bei der Berechnung hilft Ihnen ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Noch bequemer geht es mit einer Projektmanagement-Software wie projectfacts. Darin können Mitarbeiter direkt Ihren aktuellen Fortschritt eintragen, die Berechnung übernimmt das System automatisch für Sie.
Der Projektfortschritt ist vor allem dann aussagekräftig, wenn Sie ihn mit einer weiteren Kennzahl ins Verhältnis setzen, z. B. der bereits verstrichenen Zeit oder dem aufgebrauchten Budget. Dafür verwendet man den Fertigstellungswert bzw. Earned Value (EV):
Fertigstellungswert (EV) = Projektfortschritt * Projektbudget
2. Status: Wo hakt es?
Über Fortschritt und Status verschaffen Sie sich einen ersten Überblick darüber, wie es um Ihr Projekt bestellt ist. Beide Kennzahlen sind ebenso simpel wie aussagekräftig. Obwohl Sie miteinander verwandt sind, meinen sie zwei unterschiedliche Dinge. Während der Fortschritt eine Prozentzahl ist, ist der Status quasi ein Schlagwort, der den aktuellen Zustand einer Aufgabe angibt, z. B. „offen“, „in Wartestellung“ oder „abgeschlossen“.
Der Status liefert damit wertvolle Zusatzinformationen darüber, warum eine Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist. In Softwaretools für das Projektmonitoring lassen sich Status in der Regel frei wählen und zu Workflows kombinieren. Dabei können Mitarbeiter den aktuellen Status einer Aufgabe einsehen (z. B. „offen“) und ihn in einen vordefinierten nächsten Zustand versetzen (z. B. „in Arbeit“).
Beispiel für einen Status-Workflow:
Offen > in Arbeit > zur Abnahme > Abgeschlossen
Status lassen sich zusätzlich mit einer Farbe belegen. Damit richten Sie eine Art Ampelsystem ein, mit das Sie die Arbeit überwachen können. Unregelmäßigkeiten wie fehlendes Material oder eine wartende Freigabe machen dann durch eine Signalfarbe auf sich aufmerksam.
Mit Tabellentools wie Excel lässt sich ein solches Ampelsystem umsetzen. Einfacher und pflegeleichter ist aber auch hier eine spezielle Softwarelösung wie projectfacts. Darin definieren Sie Projektstatus frei nach Ihren Wünschen und können bei großen Projekten gezielt nach den Status filtern, die für Sie relevant sind.
3. Meilensteintrendanalyse: Können wir Termin XY halten?
Meilensteine sind für den Projekterfolg besonders wichtig. Sie markieren für das Unternehmen wichtige Ereignisse bzw. Voraussetzungen für den weiteren Projektverlauf. Häufig haben Sie weitreichende Konsequenzen für das eigene Unternehmen und ggf. auch für weitere Projektpartner. Deshalb ist die Frage naheliegend, ob ein bestimmter Meilensteintermin voraussichtlich eingehalten werden kann.
Bei der Meilensteintrendanalyse (MTA) erzeugen Sie ein Raster, bei dem auf der vertikalen Achse die Meilensteintermine und auf der horizontalen Achse die Analysezeitpunkte abgetragen werden. Ganz links markieren Sie die Termine, zu denen die Meilensteine nach Ihrer Planung erreicht sein sollen. Für jeden neuen Analysezeitpunkt schätzen Sie auf Grundlage des aktuellen Projektfortschritts neu ab, wann die Meilensteine voraussichtlich erreicht werden.
Dadurch ergibt sich für jeden Meilenstein eine Verlaufslinie. Bleibt die Linie immer auf der gleichen Höhe, verläuft das Projekt wie geplant. Steigt die Linie an, bedeutet das, dass sich Ihre Meilensteine immer weiter in die Zukunft verschieben. Das Projekt ist also im Verzug. Springen die Termine abwechselnd nach oben und nach unten, liegt noch keine systematische Verzögerung vor, aber es ist auch ungewiss, ob der Termin gehalten werden kann.
4. Zeitliche Planabweichung: Wird das Projekt rechtzeitig fertig?
Ob ein Projekt rechtzeitig fertiggestellt wird, ist wohl eine der häufigsten Fragen im Projektmanagement. Viele Großprojekte zeigen, dass sich auch Profis bei dieser Frage schwertun. Damit Ihre Projekte nicht das gleiche Schicksal ereilt, stellen wir Ihnen im Folgenden zwei Kennzahlen vor, mit denen Sie Planabweichungen schnell erkennen und sogar vorhersehen können.
Eine Methode, um Zeitverzüge zu erkennen, greift auf die Budgetplanung zurück. Dabei wird der aktuelle Fertigstellungswert (engl. Earned Value bzw. EV) mit den Plankosten (engl. Planned costs bzw. PC) verglichen, die für die bereits erledigte Arbeit veranschlagt wurden. Die Planabweichung (engl. Schedule variance bzw. SV) wird wie folgt berechnet:
Planabweichung (SV) = Fertigstellungswert (EV) – Plankosten (PC)
< 0: Das Projekt ist hinter dem Zeitplan.
> 0: Das Projekt ist vor dem Zeitplan.
Sind die Plankosten größer als der Fertigstellungswert, deutet das darauf hin, dass das Projekt im Verzug ist. Im umgekehrten Fall liegt das Projekt sogar vor dem Zeitplan.
5. Zeiteffizienz: Wie viel mehr Zeit brauchen wir für das Projekt?
Eine mit der Planabweichung verwandte Kennzahl ist die Zeiteffizienz (engl. Schedule Performance Index, SPI). Sie greift auf die gleichen Werte zurück, berechnet sich aber ein wenig anders als die Planabweichung.
Zeiteffizienz (SPI) = Fertigstellungswert (EV) / Plankosten (PC)
< 1: Das Projekt dauert vsl. (100/SPI)-100 % länger als geplant.
> 1: Das Projekt benötigt vsl. nur (100/SPI)-100 % der Planzeit.
Das Besondere an der Zeiteffizienz ist, dass Sie Ihnen einen Anhaltspunkt gibt, wie stark sich Ihr Projekt verzögert. Erhalten Sie bspw. einen SPI von 0,8, bedeutet das eine voraussichtliche Verzögerung von (100/0,8)-100 % = 25%. Sie sollten also ein Viertel mehr Zeit für Ihr Projekt einkalkulieren als ursprünglich angenommen. Einfacher als die manuelle Berechnung ist natürlich auch bei der Zeiteffizienz, eine Projektmonitoring-Software für sich rechnen zu lassen.
6. Kostenabweichung: Sind wir im Budget?
Auch für das Budget helfen Ihnen einige Kennzahlen dabei, Ihr Projekt zu bewerten. Die einfachste Form ist auch hier der Soll-Ist-Vergleich. Die Kostenabweichung (engl. Cost variance, CV) erhalten Sie, indem Sie die Ist-Kosten (engl. Actual cost, AC) vom Fertigstellungswert abziehen.
Kostenabweichung (CV) = Fertigstellungswert (EV) – Istkosten (AC)
< 0: Das Projekt liegt oberhalb des Budgets.
> 0: Das Projekt liegt innerhalb des Budgets.
Bei einem negativen Ergebnis sind die Ist-Kosten größer als der aktuelle Fertigstellungswert. Das Projekt liegt also oberhalb des Budgets. Ein positives Ergebnis zeigt an, dass sich die Kosten im gesteckten Rahmen halten.
7. Kosteneffizienz: Mit welchen Mehrkosten müssen wir für das Projekt rechnen?
Ähnlich wie bei der Zeiteffizienz können Sie anhand von Fertigstellungswert und Ist-Kosten eine Abschätzung vornehmen, ob das Budget insgesamt für das Projekt ausreicht. Teilen Sie beide Werte durcheinander, erhalten Sie die Kosteneffizienz (engl. Cost performance index, CPI).
Kosteneffizienz (CPI) = Fertigstellungswert (EV) / Ist-Kosten (AC)
< 1: Das Budget wird vsl. um (100/CPI)-100 % überschritten.
> 1: Das Budget wird vsl. nur zu (100/CPI)-100 % benötigt.
Haben Sie z. B. eine Kosteneffizienz von 0,75 berechnet, kann das Budget voraussichtlich nicht eingehalten werden. Entwickeln sich die Kosten weiter wie bisher, entstehen Mehrkosten in Höhe von (100/0,75)-100 % = 33%. Das Projekt wird also nach aktuellem Stand um ein Drittel teurer.
8. Deckungsbeitrag: Rentiert sich das Projekt für uns?
Der Deckungsbeitrag ist eine absolut zentrale betriebswirtschaftliche Größe. Gerade in Projekten wird sie aber oft stiefmütterlich behandelt, denn alle Erlöse und Kosten zu erfassen ist aufwendig – jedenfalls, wenn man es mit Stift und Papier (oder Excel) versucht. Projektmonitoring-Software wie projectfacts nimmt Ihnen einen Großteil der Arbeit ab.
Arbeitskosten: Maßgeblich für die Arbeitskosten ist die Zeit, die Ihr Team in ein Projekt investiert. Mit der projectfacts Projektzeiterfassung können alle Ihre Projektmitglieder Arbeitszeiten auf diejenigen Aufgaben erfassen, an denen Sie gearbeitet haben. Für die Verrechnung greift die Software automatisch auf den passenden internen Stundensatz zurück. Auch Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit werden automatisch berücksichtigt.
Materialkosten: Damit sind allgemein Kosten durch Drittanbieter gemeint, häufig Material, evtl. aber auch für Personal oder Expertise. Die zugehörigen Rechnungen können Sie mit projectfacts digital erfassen, indem Sie sie abfotografieren oder per Drag & Drop ins System ziehen.
Projekterlöse: Die Projekterlöse sind meist am einfachsten zu ermitteln, denn Sie richten sich in der Regel nach dem Auftragswert des Kunden. In projectfacts ist der Auftrag direkt mit dem Projekt verknüpft.
Kosten und Erlöse werden in projectfacts automatisch zusammengefasst und daraus der Deckungsbeitrag berechnet. Daran können Sie ablesen, ob sich Ihr Projekt wirtschaftlich gelohnt hat. Daneben erhalten Sie aber auch eine Vielzahl weiterer Infos und Möglichkeiten zur Analyse, zum Beispiel …
- Welche Arbeitspakete verursachen besonders hohe Kosten?
- Mit welchen Projektaufgaben ist Ihr Team am stärksten ausgelastet?
- In welcher Projektphase treten die größten Soll-Ist-Abweichungen auf?
- Und vieles mehr.
Systematische Lösung für Ihr Projektmonitoring
Mit unseren Tools behalten Sie Ihre Projekte im Auge und stellen sicher, dass Ihr Projekt zum Erfolg wird. Gerade, wenn Sie mehrere Projekte parallel managen, lohnt sich die Investition in eine professionelle Softwarelösung. projectfacts bietet Ihnen alles, was Sie für das Multiprojektmanagement benötigen.
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