A+W Software GmbH Success Story| projectfacts

A+W Software GmbH
Success Story

Dank klarer Sicht zum Erfolg

Beim deutschen Marktführer unter den Softwareherstellern für die Glas-, Fenster- und Türenindustrie liegen Bildvergleiche wie in der Überschrift einfach nahe. Seit 1977 sorgt A+W (damals noch als Albat+Wirsam Software GbR) für klare Sicht bei den Endkunden.

Was als Zuschnittoptimierung für Flachglas begann, entwickelte sich im Laufe der Zeit zu kompletten ERP- und PPS-Softwarelösungen, auf die viele namhafte Hersteller in der ganzen Welt zurückgreifen.

Eine Erfolgsgeschichte, die nicht unbemerkt blieb

Seit 2013 gehört A+W zur kanadischen Constellation Software Inc. und bereichert das Portfolio der FOG Software Group. Trotz des starken Wachstums und der internationalen Ausrichtung mit Niederlassungen in Europa, Amerika und Australien, bleibt A+W seinen hessischen Wurzeln treu.

Nach dem dritten Umzug liegt der Firmensitz seit 2014 in Pohlheim. Rund 200 Mitarbeiter weltweit tüfteln an den beiden Aushängeschildern des Unternehmens: CLARITY und CANTOR.

Vom Verkauf über die Produktion bis hin zum Transport decken die A+W Softwarelösungen die gesamte Prozesskette in der Glasherstellung sowie dem Fensterbau ab.

Auf der Suche nach mehr Durchblick

Während die Pohlheimer schon zahlreichen Kunden bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse geholfen hatten, gestalteten sich die Prozesse im eigenen Haus eher schwierig. Zwar hatte man sich bereits Gedanken zur Digitalisierung gemacht und für die Projektzeiterfassung sogar ein eigenes Tool entwickelt – Im Grunde hangelte man sich aber von einer Anwendung zur nächsten.

Während Kunden und Aufträge im CRM-System verwaltet wurden, dokumentierte man Zeiten händisch in Excel. Die Projektzeiten erfassten die Mitarbeiter im eigenen Tool, um sie für die Abrechnung wiederum in das Finanzbuchhaltungssystem einzuspielen.

Das Meer an Insellösungen brachte eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich:

Die Personalabteilung musste die dokumentierten Zeiten regelmäßig aktiv einsammeln.
Es bestand keine Möglichkeit, die erfassten Zeiten auf Richtigkeit und Konsistenz zu prüfen.
Viel Arbeit musste investiert werden, um die Listen am Ende des Monats zusammenzufassen.
Ein Abgleich zwischen Arbeits- und Projektzeiten wäre ohne erheblichen Aufwand nicht möglich gewesen.

Da es zudem keine Schnittstelle zwischen der Eigenlösung und dem Abrechnungssystem gab, mussten Projektzeiten händisch übertragen und auch die Rechnungen im Anschluss manuell erstellt werden. Reports oder Tätigkeitsnachweise für den Kunden wurden damit zu einer echten Herausforderung. Es stand fest: Eine neue, umfassende Lösung muss her.

Eine Softwarelösung in Aussicht

Bei der Suche nach einer neuen Software stand der Gedanke im Vordergrund, auf eine Komplettlösung zu setzen, mit der sich alle relevanten Geschäftsprozesse in einer Anwendung abbilden lassen. Die Insellösungen sollten abgeschafft werden.

„Wir waren auf der Suche nach einer All-in-One Suite.“

Konkret ging es um die Bereiche Zeiterfassung, Projektabrechnung und Support- Tickets. Neben projectfacts wurden zwei weitere Systeme getestet, die jeweils an drei Kernzielen gemessen wurden:

Direkte Verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Projekten schaffen.
Besseres Reporting zu Projekt- und Finanzkennzahlen ermöglichen (z. B. Deckungsbeiträge).
Prozesse einfacher, schlanker und in einer einzelnen Software abbilden.

Neue Perspektiven dank projectfacts

„Die Einführung wurde in zwei Phasen vorgenommen“, erklärt Mattig. Den Anfang machte der Bereich HR, Zeiterfassung, Urlaub und Überstunden. Die Zusammenarbeit mit der 5 POINT AG hat er in angenehmer Erinnerung, man sei schnell zu guten Lösungen gekommen.

„Die Zusammenarbeit mit projectfacts war immer sehr gut.“

Die interne Umstellung war die größere Hürde, da sich die Mitarbeiter im Laufe der Zeit an die Excel-Erfassung gewöhnt hatten und erst von der neuen Lösung überzeugt werden mussten.

Im zweiten Schritt widmete sich das Team dem Ticketsystem für die Support-Abteilung. Hier gab es kaum Anpassungsbedarf, da die Software schon von Haus aus alle wichtigen Funktionen bereithielt: „Der projectfacts- Standard bei Tickets ist schon eine sehr, sehr gute Lösung.“ Mit projectfacts habe man einen standardisierten Ticket-Workflow etabliert, mit dem sich die Mitarbeiter schnell anfreunden konnten. Das habe auch deutlich zur Prozessqualität beigetragen, findet Mattig.

Bei der Frage nach den Vorteilen in der Arbeit mit projectfacts spricht Mattig drei Aspekte an: Transparenz, Verschlankung und eine bessere Datengrundlage für Auswertungen.

„Sowohl im Support als auch in der Projektierung haben Mitarbeiter Einsicht in Aufträge und Rechnungen. Das war vorher nicht möglich.“ Hier sieht Mattig einen deutlichen Gewinn in puncto Transparenz. Indem das Team die Verknüpfungen innerhalb von projectfacts nutzen kann, statt auf unterschiedliche Systeme zurückzugreifen, seien auch die Prozesse deutlich schneller und einfacher geworden.

„Wir haben Prozesse auf jeden Fall verschlankt.“

Auch für spezifische Abteilungen wie z. B. das Controlling hat sich die Arbeit vereinfacht. „Mit projectfacts ist es deutlich einfacher, an Daten zu kommen und sie auszuwerten“, hält Mattig fest. In Summe zieht er auch hier ein überaus positives Fazit.

Diese Wirkung zeige sich sogar nach außen. Das stellt A+W vor allem beim eigenen Kundenportal fest. Darüber können Kunden Tickets direkt im System erstellen und einsehen.

„Die Datengrundlage hat sich durch projectfacts um einiges verbessert.“

Während der Support-Prozess früher davon abhing, welches Team den Kunden betreute, greift die Abteilung nun auf einen standardisierten Workflow zurück. Der biete spürbare Vorteile „sowohl für die Kunden als auch für uns.“

Ein Blick in die Zukunft

Für die Zukunft sieht Mattig weiteres Verbesserungspotenzial, vor allem bei den kaufmännischen Prozessen. Aktuell werden Angebote und Auftragsbestätigungen in einem externen CRM-System erstellt. Von dort aus werden die Dokumente an die Auftragsabwicklung weitergeleitet, wo sie noch einmal in projectfacts eingepflegt werden. Diese doppelte Erfassung soll in Zukunft wegfallen. Stattdessen möchte A+W die gesamte Prozesskette in projectfacts abbilden, angefangen vom Angebot bis zur Abrechnung. „Man hat das Potenzial erkannt“, meint Mattig und

schließe hier auch eine potenzielle Fehlerquelle aus. Daneben werden auch QM-Dokumente in Zukunft verstärkt zum Einsatz kommen. In Form von wöchentlichen Statusberichten sollen sie Kunden über ihre Projekte auf dem Laufenden halten. Leon Mattig und sein Team sind überzeugt, mit projectfacts eine gute Wahl getroffen zu haben. Die größte Stärke von projectfacts sieht Mattig in der Kombination aus einfacher Zeiterfassung und der direkten Abrechnung. Das mache die Software für Dienstleistungsunternehmen aller Art wertvoll.

„projectfacts ist für uns auf jeden Fall die richtige Software.“

Interessenten möchte er die Empfehlung mitgeben, mehr mit den projectfacts-Standards zu arbeiten und weniger in den eigenen Prozessen zu denken. Die richtige Frage sei erstmal: „Wie ist der optimale Prozess im System?“ Danach könne man sich Gedanken über Anpassungen machen.