Mit projectfacts Version 6.8 genießen Sie einen neuen Grad der Flexibilität für Ihre Zeiterfassung. Erfassen und verbuchen Sie nun beliebige Zeitformen vollkommen individuell (z. B. Dienstverhinderungen, Reisezeiten und vieles mehr).
Reisezeiten unterschiedlich handhaben am Beispiel Lenk- und Beifahrerzeit
Manchmal besteht in Unternehmen der Wunsch, spezielle Formen der Reisezeit unterschiedlich zu handhaben. Stellen wir uns folgendes Beispiel vor: Zwei Mitarbeiter sind auf einer Dienstreise gemeinsam im Auto unterwegs. Ein Mitarbeiter fährt, der andere ist Beifahrer. Mit der neuen projectfacts Version haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Zeitkategorien für beide Mitarbeiter anzulegen.
Entsprechende Regeln für An- und Abwesenheitszeiten können Sie in der Konfiguration unter „Zeiterfassung“ einstellen. Sie können beispielsweise festlegen, ob nur die Zeit des Fahrers (Lenkzeit) oder auch die des Beifahrers (Beifahrerzeit) auf das Überstundenkonto zählen soll.
Haben die beiden Mitarbeiter zudem eine definierte Bürozeit (z. B. von 8.00 bis 16.30 Uhr), können Sie auch hier unterscheiden. Mit der Option „Nach Bürozeiten aufteilen“ lässt sich einstellen, ob Zeiten außerhalb der Bürozeit dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden oder nicht.
Letztere Option ist insbesondere für österreichische Unternehmen relevant. Die Verbuchung von Reisezeiten und Dienstverhinderungen richtet sich in Österreich nach der fiktiven Normalarbeitszeit. Lesen Sie weiter, wie genau sie damit in projectfacts verfahren können.
Dienstverhinderung und fiktive Normalarbeitszeit nach österreichischen Vorgaben
In Österreich sind folgende Vereinbarungen für ein gültiges Gleitzeitmodell mindestens erforderlich:
Gleitzeitperiode
Durchrechnungszeitraum (z. B. Woche oder Monat): Auf welchen Zeitraum bezieht sich die vertraglich festgelegte Soll-Arbeitszeit?
Gleitzeitrahmen
Zeitspanne zwischen frühestmöglichem Arbeitsbeginn und spätestmöglichem Arbeitsende an einem Tag. Arbeitszeiten außerhalb dieses Rahmens zählen als Überstunden.
Fiktive Normalarbeitszeit
Übliche Standardarbeitszeit pro Tag, oft auch als Bürozeiten bezeichnet (einschließlich Pausen).
Übertragbare Zeitguthaben bzw. Zeitschulden
Am Ende der Gleitzeitperiode in die nächste Periode übertragbare Mehr- bzw. Minderarbeitszeiten.
In Österreich sind Dienstverhinderungen einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters (z. B. durch Arztbesuche, Hochzeiten oder Begräbnisse) ein spezieller Fall für die Zeiterfassung. Die Verbuchung und Vergütung erfolgt abhängig davon, ob der zugrundeliegende Termin innerhalb oder außerhalb der fiktiven Normalarbeitszeit liegt.
Findet der Termin vollständig außerhalb der fiktiven Normalarbeitszeit statt, wird er als Privatangelegenheit gehandhabt und der Freizeit des Arbeitnehmers zugerechnet.
Liegt der Termin vollständig innerhalb der fiktiven Normalarbeitszeit, wird die komplette Zeitdauer als Arbeitszeit angerechnet und ist demzufolge auf dem Gleitzeitkonto zu verbuchen.
Mit projectfacts können Sie nun auch beliebige Mischformen beider Varianten abbilden. Wie genau, erklärt folgendes Beispiel:
Kira Kundenberaterin nimmt einen Zahnarzttermin unter der Woche wahr. Der Termin dauert von 7.00 bis 9.00 Uhr. Ihre Kernarbeitszeit wurde vertraglich auf den Zeitraum von 8.00 bis 16.30 Uhr festgelegt. Verbucht Sie nun den Termin in projectfacts, bestimmt sich die anrechenbare Arbeitszeit aus der Schnittmenge aus Termindauer und fiktiver Normalarbeitszeit. Die Zeit von 7.00 bis 8.00 Uhr zählt folglich als Freizeit, die Zeit von 8.00 bis 9.00 Uhr dagegen wird ihrem Gleitzeitkonto gutgeschrieben.
Wie definiere ich fiktive Normalarbeitszeiten (Bürozeiten) für meine Mitarbeiter?
In der Konfiguration haben Sie unter dem Punkt „Zeiterfassung“ die Möglichkeiten, Bürozeiten zu hinterlegen. Dort können Sie individuelle Zeitangaben für jeden Wochentag vornehmen:
Anschließend können Sie Ihren Mitarbeitern die gerade definierten Bürozeiten zuweisen. Wechseln Sie dazu innerhalb der Konfiguration in den Bereich „Benutzer & Rechte“. In unserem Beispiel wählen wir „Kira Kundenberaterin“ und können nun unter dem Menüpunkt „HR“ > „Vertragsdaten und Arbeitszeit“ die neue Bürozeit anwenden.
Wie lege ich spezielle Zeitkategorien (z. B. für Arztbesuche) in projectfacts an?
Für die Verbuchung Ihrer Mitarbeiter können Sie nun eine neue Zeitkategorie anlegen. Wechseln Sie dazu in den Reiter „Kategorien An-/Abwesenheit“. Hier können Sie eine neue Kategorie definieren, z. B. für Arztbesuche.
Wählen Sie „Ja“ für die Option „Start-Ende“. Im Folgenden haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob die Zeitkategorie nach Bürozeiten aufgeteilt werden soll. Da es sich um eine Dienstverhinderung handelt und nicht um reguläre Arbeitszeit, wählen Sie hier ebenfalls „Ja“. Derjenige Teil der Zeitkategorie, die nun in die Bürozeit fällt, wird dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Ergänzend besteht die Option, auch die Gesamtzeit auszugeben.
Wie können meine Mitarbeiter die neue Zeitkategorie nutzen?
Ihre Mitarbeiter können Arztbesuche nun mithilfe der neuen Zeitkategorie unter „Mein Arbeitstag“ angeben. Die graphische Balkendarstellung oben zeigt an, dass nur die Hälfte des Termins in die vorab definierte Bürozeit (bzw. fiktive Normalarbeitszeit) fällt. Die andere Hälfte liegt in der freien Zeit der Mitarbeiterin (grauer Bereich).
Demzufolge wird in der Listenansicht darunter die Arbeitszeit nur mit einer Stunde ausgewiesen. Diese Zeit wird der Mitarbeiterin auf ihrem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.
Mit projectfacts finden Sie für jede Form der Arbeitszeit die passende Lösung. Bei Fragen oder weiteren Anregungen sprechen Sie uns gerne direkt an.
