Online Ticketsystem – Anfragen digital managen
Mit unserem Online Ticketsystem managen Sie Mails und Kundenanfragen digital. Unterstützen Sie Ihren Support und Helpdesk.
Ein Ticketsystem für Ihr Unternehmen
Dienstleistungsunternehmen erhalten oft unzählige Kundenanfragen pro Tag. Ein Weg damit umzugehen, besteht darin, die Anfragen in einem gemeinsamen E-Mail-Postfach zu sammeln und von dort aus zu verteilen. Die Grenzen eines solchen Systems sind offensichtlich. Von Übersichtlichkeit kann keine Rede sein, die Pflege ist enorm aufwendig und die Funktionalität lässt zu wünschen übrig.
Eine bessere Lösung für das Abarbeiten von Kundenanfragen ist ein Online Ticketsystem. Die Bedienung ist genauso einfach wie beim Mail-Postfach, aber Ihre Möglichkeiten deutlich vielfältiger.
Jeder eingehenden Anfrage, egal ob Kunde oder Lieferant, ob Mail oder Telefon, wird eine eindeutige Ticket-ID zugewiesen. Über diese ID kann der gesamte unternehmensinterne Bearbeitungsprozess abgewickelt und nachvollzogen werden. Ihre Möglichkeiten bei der Arbeit mit Tickets sind nahezu unbegrenzt:
- Antworten und Weiterleiten von Tickets wie bei E-Mails
- Ändern und beobachten Sie den Ticketstatus
- Weisen Sie Tickets Kanälen und Verantwortlichen zu
- Definieren Sie Reaktionszeiten und legen Sie Alarme an
- Dokumentieren Sie alle Vorgänge
- Importieren Sie Mails aus Outlook per Add-in
Vorteile eines Online Ticketsystems
Alle Anfragen im Blick
Mit dem Online Ticketsystem projectfacts behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Kundenanfragen. In einem individuellen Dashboard sieht jeder Nutzer eingehende Tickets in seinem Kanal, die für ihn relevant sind.
Ticket-Workflows
Legen Sie Ticket-Status fest, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden, z. B. „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. So ergeben sich klare Abläufe und Verantwortliche behalten stets den Überblick.
Tickets abrechnen
Definieren Sie individuelle Kostensätze für Ihr Ticket System, erfassen Sie Arbeitszeiten zu Tickets und legen Sie Reaktionszeiten fest. Mit diesen Möglichkeiten wird die Abrechnung von Support-Leistungen zum Kinderspiel.
Highlights eines Ticketsystems
Die All-in-One-Lösung
Ticketmanagement
projectfacts sorgt dafür, dass es keine unbeantworteten Kundenanfragen mehr gibt. Keine Mail gerät in Vergessenheit oder bleibt im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters hängen. Mit dem Online Ticketsystem (auch „Ticketing System“) ordnen und managen Sie die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen – intern und extern.
Als integrierte Lösung ermöglicht Ihnen projectfacts eine Vielzahl von Möglichkeiten, Tickets zu managen:
- Wandeln Sie Tickets in Projekte oder Arbeitspakete
- Erfassen und verbuchen Sie Arbeitszeiten zu Tickets
- Rechnen Sie für ein Ticket entstandene Kosten ab
- Hinterlegen und Verschieben Sie Tickets auf einem Board
- Wickeln Sie Service-Verträge über das Online Ticketing ab
Lückenlose Dokumentation
Ticketverwaltung
Mit dem projectfacts Ticketsystem behalten Sie den Überblick über interne und externe Anfragen: Eindeutige Ticket-IDs sammeln alle Vorgänge zu einem Thema, Ticketkanäle trennen Ihre Anfragen nach Kategorie und mit dem Ticketstatus behalten Sie den Bearbeitungsstand im Auge.
Die gesamte Ticket-Kommunikation sammelt das CRM System in einer digitalen Kundenakte. Das intelligente Warnsystem macht sich bemerkbar, wenn Anfragen zu lange unbeantwortet bleiben.
Ein Ticketsystem am Puls der Zeit: DSGVO-konform, integriert und sicher.
- Persönliches Dashboard mit Ticketübersicht
- Umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen
- Intelligentes Warnsystem für unbeantwortete Tickets
- Tickets werden in der digitalen Kundenakte gesammelt
- Online Tickets verwalten: DSGVO-konform und sicher
Tickets und Projekte verknüpfen
Ticketprojektmanagement
Gelegentlich wird aus einer kleinen Nachfrage eines Kunden ein ganzer Arbeitsauftrag. Dem können Sie mit projectfacts vollumfänglich gerecht werden, denn Sie können ein Ticket in ein Arbeitspaket oder ein eigenes (Teil-)Projekt umwandeln.
Verzichten Sie auf den Einsatz weiterer Systeme und erledigen Sie stattdessen alles in einer Software. Absprachen zum Projekt müssen mit projectfacts nicht mehr an mehreren Stellen parallel gepflegt werden, sondern sind jederzeit zentral und online abrufbar. Beim projectfacts Ticketprojektmanagement erledigen Sie alles aus einer Hand. Das spart Ihnen wichtige Zeit und hilft dabei, alles im Blick zu behalten.
- Aus Tickets einfach Projekte erstellen
- Tickets, CRM und Projektmanagement aus einer Hand
- Projektstruktur, Ressourcen und Budgets planen
Mit dem projectfacts Ticketsystem immer alle Mails im Blick
Support in Rechnung stellen
Ticketabrechnung
Managen Sie Ihre Service- oder Support-Verträge mit ihren Kunden. Ihre Mitarbeiter können Zeiten direkt bei Tickets eintragen. Die erfassten Zeiten werden automatisch in der Abrechnung und im Leistungsnachweis angezeigt. Damit sparen Sie sich und Ihren Mitarbeitern doppelten Pflegeaufwand.
Mit dem integrierten Abrechnungs-Workflows erstellen Sie im Handumdrehen eine Ticketabrechnung.
- Service- und Support-Verträge digital abbilden
- Kostensätze und Reaktionszeiten individuell konfigurieren
- Fixpreis-Artikel und verbuchte Arbeitszeiten abrechnen
- Integrierter Abrechnungs-Workflow
Digitalisieren Sie Ihren Kundensupport
Helpdesk
Alle Anfragen Ihrer Kunden, die per E-Mail eingehen, werden automatisch in ein Ticket umgewandelt und landen im System. Bei größeren Kundenprojekten können Sie das Kunden- bzw. Self-Service-Portal nutzen. So haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen. Ein echter Gewinn für Ihren Helpdesk.
Auch Telefonate lassen sich als Ticket erfassen. Dabei hilft Ihnen die Telefonschnittstelle, mit der Anrufer automatisch erkannt werden können.
- Helpdesk mit Online Ticketing: schnell, sicher und digital
- Alle Informationen in der digitalen Kundenakte
- Integriertes Kundenportal
Ihr Customer Self Service
Kundenportal
Sie möchten Ihren Key Accounts direkten Zugriff auf Ihre Tickets gewähren? Mit projectfacts ist das problemlos möglich, indem Sie ein Kunden- bzw. Self-Service-Portal einrichten.
Über das Portal haben Ihre Kunden immer Zugriff auf alle zugehörigen Tickets und können ihren Verlauf selbst nachvollziehen. So sparen Sie sich auch Nachfragen zu älteren Tickets, die unnötig neuen Aufwand verursachen.
Die Lese- und Bearbeitungsrechte lassen sich pro Nutzer und Organisation individuell einstellen. Dürfen Mitarbeiter bspw. nur die eigenen Tickets sehen oder alle Tickets der Organisation? Sie haben die Wahl.
Erfassen Sie eingehende Anfragen direkt im Ticketsystem
Weitere Funktionen des projectfacts Ticketsystems
- Interne Tickets
- Ticketkanäle
- Support- und Vertriebsunterstützung
- Tracking der Reaktionszeit
- Ticketwarnungen
- Wiedervorlagen
- Verschiedene Ticket Status
- Prioritäten
- Zeiterfassung über Ticketprojekte
- Mailvorlagen
- Autoreply
- SLA-Unterstützung
- Ticketabrechnung
- Externes Ticketcockpit
- Automatische CRM Dokumentation
