Ticketvorlagen: Das Upgrade zur Mailvorlage
Mit Mailvorlagen sind viele Menschen bereits vertraut. Man nutzt sie, um eine vordefinierte Mail an eine Reihe von Empfängern zu versenden. Ticketvorlagen sind eine neue Evolutionsstufe dieser Idee! Sie erlauben Ihnen nämlich nicht nur, einen Betreff und einen Mailtext festzulegen. Vielmehr machen sich Ticketvorlagen weitere Optionen zunutze, die Ihnen nur ein Ticketsystem bietet. Dazu gehören …
- der Ticketkanal Ihrer Vorlage,
- der Status Ihres Tickets,
- Besitzer und Verantwortlicher
- und vieles mehr
Anwendungsbereiche: Wann
lohnen sich Ticketvorlagen?
Ticketvorlagen eignen sich ideal für wiederkehrende interne oder externe Kommunikationsprozesse. Typische Einsatzszenarien sind:
- Kundenfragebögen
- Fehlerprotokolle
- Interne Bearbeitungshinweise
Betrachten wir beispielhaft das Versenden und Verarbeiten eines Kundenfragebogens.: Drei Monate nach Vertragsabschluss möchten Sie die Zufriedenheit eines Neukunden ermitteln. Dafür erstellen Sie eine Ticketvorlage und fügen den Fragebogen als PDF-Anhang hinzu. Wie bei Mailvorlagen formulieren Sie Betreff und Nachrichtentext – inklusive personalisierter Platzhalter, etwa für die Anrede.
Doch im Gegensatz zu Mailvorlagen endet der Funktionsumfang noch nicht: Statt die eingehenden Antworten manuell einem Kollegen zur Auswertung zuzuweisen, hinterlegen Sie ihn direkt als Ticketbesitzer. So erhält er automatisch alle Rückmeldungen und kann die Daten umgehend in ein Analyse-Tool übertragen. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Darüber hinaus lässt sich das Ticket direkt einem internen Projekt zuordnen. Dadurch kann Ihr Kollege seine Bearbeitungszeit ohne Umwege korrekt buchen – das passende Projekt ist bereits vorausgewählt.
Auch zusätzliche Verantwortlichkeiten lassen sich einfach abbilden. Falls z. B. die Abteilungsleiterin des Qualitätsmanagements den Prozess überwacht, tragen Sie sie als Verantwortliche ein. So bleibt sie informiert und hat jederzeit Zugriff auf alle relevanten Antworten.
Und um die Übersicht im Tagesgeschäft zu verbessern, lassen sich Tickets farblich markieren – direkt in der Vorlage. Die gewählte Farbe bleibt im gesamten Prozess erhalten und hilft bei der schnellen Einordnung.
Weitere hilfreiche Funktionen
Jede Ticketvorlage hat einen Eigentümer, der sie bearbeiten darf. Zudem können Sie genau festlegen, wer sie nutzen darf – beispielsweise nur Sie selbst oder ein ganzes Team.
Mit zunehmender Anzahl an Vorlagen empfiehlt sich eine übersichtliche Struktur. Nutzen Sie hierfür Gruppierungen, z. B. für Fragebögen, Protokolle oder Anfragen. So behalten Sie stets den Überblick.
Ein weiterer Pluspunkt: Ticketvorlagen lassen sich hervorragend mit dem Modul „Nächste Schritte“ kombinieren. Wie das funktioniert, erfahren Sie im Blogbeitrag zum Modul „Nächste Schritte“.
Ticketvorlagen jetzt ausprobieren
Sie nutzen teamspace bereits? Dann aktivieren Sie das Modul ganz einfach in der Konfiguration. Dort finden Sie auch die entsprechende Kachel „Ticketvorlagen“. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung und beantworten Ihre Fragen zur Anwendung.
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